共創レポート

理想の歯科医院経営 -ユニット5台-

新しい一年が始まり、あっという間に一月が過ぎました。
前回の大雪と違い、今回は、春を思わせる陽だまりの中で、この原稿を描いております。

前回の投稿をご覧になり、ユニット4台の先生からは
「大変参考になりました。理想モデル目指します!」と嬉しい声を頂いたり、
ユニット5台の先生からは「来月が待ち遠しいです。」
ユニット6台の先生からも「ウチは6台だけど、理想モデル書いてくれるの?」
メルマガもさる事ながら「歯科のことがわかる本」もお問い合わせが多く、本当に有難い限りです。
今回は、ユニット5台モデルについてお伝えさせて頂きます。

ユニット5台、歯科医師1名にて…
歯科医師用:2台
歯科衛生士用:3台

スタッフ構成
歯科医師:1名
歯科衛生士:5名
歯科助手:2名の計8名体制とし
歯科衛生士用にて予防管理を行えば…

1日8時間、つまり1台あたり8人
3台使用なので、1日24人の予防管理
月間実日数22日とすれば、1月528人(約500人)の予防管理受診者数となる。

500人をSPTⅡにて算定、さらに長期管理加算が加われば、1人当たり1,150点
11,500円の医業収入となる。さらには変動費がほぼ0に近く粗利益率が高い…
500人×11,500円=5,750,000円

歯科医師用のユニット2台にて、
約300万円(歯牙・根管治療、補綴治療、歯周治療)だとすれば…
300万円+575万円にて、計875万円
これに物販約25万円が加わり、合計にて900万円
年間にすれば、10,800万円にて、1億超えとなる!

財務面でいえば…
年商:10,800万円
変動費:1,800万円
粗利益:9,000万円
固定費:6,000万円
利益:3,000万円

ユニット5台、歯科医師2名(ご夫婦開業)にて…
歯科医師用:3台(1台は院長の自費専用)
歯科衛生士用:2台

スタッフ構成
歯科医師:2名
歯科衛生士:5名
歯科助手:2名の計9名体制とし
歯科衛生士用にて予防管理を行えば…

1日8時間、つまり1台あたり8人
2台使用なので、1日16人の予防管理
月間実日数22日とすれば、1月352人(約350人)の予防管理受診者数となる。

500人をSPTⅡにて算定、さらに長期管理加算が加われば、1人当たり1,150点
11,500円の医業収入となる。さらには変動費がほぼ0に近く粗利益率が高い…
350人×11,500円=4,025,000円

歯科医師用のユニット3台にて、約500万円
自費300万円、保険200万円(歯牙・根管治療、補綴治療、歯周治療)だとすれば…

300万円+200万円+400万円にて、計900万円
年間にすれば、10,800万円にて、1億超えとなる!

結局、歯科医師1名でも2名でも、
システム構築(か強診取得、SPTⅡ増、口腔機能管理…)次第で、
年商1億超えは可能である。

財務面でいえば…
年商:10,800万円
変動費:1,800万円
粗利益:9,000万円
固定費:7,200万円(専従者1,200万円)
利益:1,800万円

あとは、先生方が理想とする歯科医療スタイル次第ですね…
次回は、私が一番理想とするユニット6台モデルをお伝えします。

理想の歯科医院経営 -ユニット4台・歯科医師1名-

関東地区に再び緊急事態宣言が発令される今日、私は爆弾低気圧(吹雪)の中、
仕事先近くのマクドナルド(最近の定番)にて、この原稿を書いております。
結局、降雪が酷く、帰りは大渋滞、翌日は九州自動車動が通行止めのため、
車をクライアント様の先生の所に置かせて頂き、贅沢にも新幹線にて帰熊しました。

昨年一年間は、クライアント様における実践事例をこの投稿にてお伝えしてきましたが、
お陰様で読者の皆様の反響も良く、ぜひ続けて欲しいとの事でしたので、
今年は、私が考える「理想の歯科医院経営」を色んな方向から伝えさせて頂き、
皆様の医院経営のお役に立てればと考えております。

さて今回のテーマは、ユニット4台、歯科医師1名の理想の歯科医院経営モデルです。
このテーマは、私が10年前に九州各地にて「10年先の歯科医院経営を考える」と題して、
セミナーを開催したのですが、その時にご受講頂き、その後クライアントとして
永きにお付き合いしていただいている先生方が、
現在どのような業績かを踏まえてお伝えして参ります。

当時、ご参加して頂いたほとんどの医院様が、ユニット4台、歯科医師1名にて、
年商6,000万円以下でした。
私は、財務の観点から年商6,000万円以上ないと経営(医院運営)は厳しい状態を
存じておりましたので、まずは年商6,000万円をクリアするための経営戦略を
セミナー内にてお伝えしました。

戦略は、予防管理型システムを導入し、月間定期検診の来院者数を200〜300名にすること。
そして、当時は自費率を20%以上にすることを掲げておりましたので、その過程で、
歯科助手のT C(トリートメントコーディネーター兼任)化をお勧めしておりました。

月間の新患数が約30名であれば、30名の80%以上に、
必ず初診時カウンセリングシステムから始まる、予防管理型システムのレール(流れ)に乗せ、
基礎資料収集後のセカンドカウンセリング、予防カウンセリング、自費カウンセリングを行い、
目標管理ミーティングにて数値管理することで、
上記の数字(年商6,000万円)をクリアする医院様が続出しました。
これで、私も「予防管理型システム構築コンサルタント」から
「歯科経営コンサルタント」へと転身できました。

それからですが…
その間、学術力を高められた先生(インプラント、矯正、総合治療、M Iの自費化)は、
自費収入が増大し、自費率30%を超える様になり、ユニット4台、歯科医師1名においても
年商8,000万円を超えてきました。
もちろん「か強診」に認定され、保険収入(SPTⅡ、Ce、長期管理加算等)が
増えたことも大きな要因です。

当時、10年先を見据えて
・予防管理型システム構築
・自費診療増のための学術力、接遇力アップ
・訪問診療への取り組み
さらには「人財確保、育成、組織創り」に力を入れられた医院様方が
現在健全経営をしておられます。

現在の理想は…
ユニット4台、スタッフ構成7名(院長も含む)にて
年商 :7,800万円
変動費:1,200万円
粗利益:6,600万円
固定費:4,500万円
利益 :2,100万円
ここから、納税と返済がありますので、それ次第で余剰金は変わりますが…

月に直すと…
医業収入:670万円
保険:550万円
自費:100万円
物販:20万円
レセプト件数:450件
新患:30件
紹介:20件
定期検診:300件
延患者数:750-800件

これからは、色んなデジタル機器が出て参りましたので、
院内のI T化ならぬDX(デジタルトランスフォーメーション)化にしっかり取り組む、
来院者の皆様により良い歯科医療を提供できる、またそれらを来院者また地域社会に
しっかりと広報(P R)出来る医院様が永続的に成長発展し続けるのではないかと考えます。

歯科経営の基本項目
・学術:歯科に関する知識、技術、経験
・接遇:来院者に対する「接し方」「話し方」「心構え」
・環境:5S「清掃」「清潔」「整理」「整頓」「躾」
・設備:導入、使用、活用
・広報:健康と幸せの情報発信「来院者啓発」「医院P R」
・人事:採用、定着、育成、考課(評価)
・財務:損益、貸借、未来投資

上記に加え、「システム構築(診療、人事、予約、滅菌等)」にしっかりと取り組んで参りましょう!
毎年課題を決め、担当(責任)者を決め、実践・検証・改善を繰り返していけば、
毎年成長し続けるでしょう。
マクロン、そして私(松岡)は、広報と人事、そしてシステム構築のサポートに尽力します。

次回は、ユニット5台モデルについて書かせて頂きます。本年も宜しくお願い致します。

 

来年の経営計画書作成

12月初旬、とても天気が良いドライブ日和の日に、仕事先近くのマックにて、
この原稿を書いております。
丁度一年前の同時期に、このように天気が良いラウンド日和、陽だまりの中で楽しめたので、
今年の漢字一文字を「陽」に決めたのを思い出しました。

今年一年、このメルマガは実践(成果)事例をお伝えして来ましたが、
今回は、時期的に年末ということで、「来年の経営計画書作成」についてお伝えします。

今でこそ、私自身経営計画書をきちんと作成し、セミナーまで開き、
作成方法のご指導を出来る立場になりましたが、しっかり作成し始めたのは、
10期を過ぎたころ、スタッフ数も増え、組織的に業績向上、
もしくは生産性を高める必要性を感じた頃からでした。

運良く長期入院した時に、あまりにも暇だったので、
経営計画書作成の本を毎日何度も読み返し、先ずは弊社マクロンの経営計画書、
次にマクロン歯科医院(もし私が歯科医院の経営者であるならと考え)を作成しました。
(「災い転じて福と為す」です…)

さて、前置きはこれくらいにして本題に入ります。
経営計画書を作成する目的は、「より良い医院創りの設計をするため」です。
ネットで調べておりましたら、以下の文章がありました。
「計画なきところに実行なし、実行なきところに成果なし。」

経営計画(経営方針)書は、企業が計画的に経営を推進し、目標とする成果を収めるためのものです。
単なる理想的数字の羅列ではなく、その目標を達成するための
戦略・戦術・戦闘が具体的に明示されていなくてはなりません。
そして、その進捗状況を随時チェック・コントロールすることで、場当り主義から脱却を図り、
計画経営・羅針盤経営の企業形態になるのです。

その通りです!

マクロンの事業目的は、「永続的に成長発展する組織つくりのお手伝いです」ので、
真にクライアント様が成長発展するための設計図作りのお手伝いから始めないといけません!
本来であれば、一医院ごとに訪問し、作成しなければいけないと思うのですが、
物理的に難しく、年末の貴重なお休みを1日(約7時間)お借りして、共創しております。

経営計画書の内容は…
①理念、ビジョン、医院方針の明確化
②短中期(〜3年)事業計画
③本年度スローガン
④業績目標
▷医業収入
・保険・自費・物販
▷来院者数
・レセプト件数・定期検診数
⑤各分野の成長目標
・学術・接遇・環境・設備・広報(マーケティング)
・人事・財務・システム
⑥アクションプラン(行動計画)の作成
・何を・誰が・何時(年間、月間、週間)
⑦達成時の報酬決め
⑧コミットメント(決意表明記入)

作成後は、年頭にキックオフミーティングを開催して頂き、
スタッフと今年一年の目標、取り組み(成長戦略、戦術)を共有します。
その後は、月に一度の目標管理ミーティングにて進捗確認、改善を行っていきます。
この形を取るようになり、多くのクライアント様が毎年業績向上、目標達成しております。

多くの医院様の「業績向上、目標達成、永続的な成長発展」に貢献出来ればとても嬉しく思います。
読者の皆様が、来年もより良い一年になられることを祈念して…
今年もお世話になりました。感謝…

医院活性化について②

アメリカ大統領選挙の結果待ちの間に福岡太宰府市のスタバにて、
この原稿を書いております。
朝夕はかなり冷え込んでまいりましたが、皆様体調は如何でしょうか?

今回も医院活性化ミーティングに関してお伝えしたいと思います。
ご紹介するクライアント様は、
開業10年、ユニット4台、
スタッフ構成が歯科医師1名、歯科衛生士5名(内1名パート)、受付助手(2名)の計7.5名の体制にて、
月間医業収入が約700万円、レセプト件数400〜450件、定期検診数250件弱にて、
いわば、私が提唱するユニット4台の健全経営モデルです。

今後は、若手歯科衛生士の成長に伴い、ユニット1台増設(計5台)にて、
月間医業収入800万円(年商一億円)、レセプト件数600件、定期検診数450件を
実現すると院長とビジョンを共有しております。

このクライアント様のサポート内容は、月に二回の訪問です。
まずは、月初に、私が幹部ミーティング、全体(目標管理)ミーティング、
経営相談を行い、月末に、徳永が訪問し、スタッフ面談、幹部ミーティング(面談報告)、
全体ミーティング(カウンセリングスキルアップ研修会、最近では「症例発表会」)を行なっております。

今回は、私の全体(目標管理)ミーティングの内容をご紹介致します。
目標管理ミーティングでは、最初に「今年の医院目標の記入/確認」、
次に「今年もしくは直近の個人目標の記入/確認」を行います。
そして、この一ヶ月間の取り組みの検証改善(振り返り)を行います。
記入に約10分間、それから、二つのグループ(院長/チーフ、8名なので4名ずつ)に分かれ、
発表とフィードバック(承認、助言、激励)を行います。

もちろん、フィードバックを行うのは、院長とチーフですが…
最近では、先輩、同僚スタッフからのフィードバックもあり、この振り返りの時間は、
とても白熱して盛り上がっております。
以前は、一人当たり5分間の計20分間だったのですが、
最近では一時間ぐらいかかりとても充実した有意義な時間となりました。

他のクライアント様の院長先生からもお褒め頂いたのですが、
「この振り返りの時間がとても大切で、うちの医院では、とても重要な時間となってます。」
また「こうして、スタッフにフィードバックできる仕組みを作って頂き本当に感謝している」
「これを行うことで、1ヶ月の皆の頑張り、取り組みを評価でき、賞与支給時に役に立っている」
とのお声をいただいており、とても嬉しく思っております。

約二時間のミーティングの大半を、この振り返りに使うのは、当初は勇気が入りましたが、
やり続ける事で、上記の様な成果創造が出来ましたし、
他のクライアント様でも同様な成果創造が出来ております。

マクロンミーティングは、振り返りなくして成果創造なしです(笑)

振り返り(=行動管理)の後は、チーム別ミーティング、このクライアント様では、
歯科衛生士と院長/受付助手チームに分かれて、振り返りを行い、取り組みと成果のシェアを行います。

その後、数値管理(プロセス・業績)へと進みます。
プロセス管理は、この1ヶ月間のカウンセリングの数を項目別に管理します。
この管理がとても大切で、量が少ないとそれだけ来院者の健康価値観を高めることは難しくなり、
レセプト及び、定期検診数、自費契約に影響が出ます。

クライアント様毎に私なりの基準があり、それを満たしていれば、それなりの成果が出るのは、
これまでの経験で解ります。

このクライアント様は、私のクライアント様の中でも一二を争うしっかりとした取り組みをされております。
毎年業績が上がっていくのも当然の結果でしょう。

業績管理は、医業収入と来院者数を共有します。
健全経営ラインの医業収入に届いているか?
レセプト件数、定期検診数、紹介患者数は増えたのか?
お金も数も、私たちの取り組みを評価してくれます。成長の証です…
そのことをスタッフが理解し、自主的に取り組み始めた時にどんどん業績が良くなるのが解ります。

ミーティングで成果の共有ができる私は幸せ者です。
日頃は何のお手伝いもしていないのにですね(苦笑)…

成果を創るカウンセリングシステム構築、その後の運用である目標管理ミーティング、
この二つの二大サポートにて、弊社マクロンは、医院活性化と業績向上をサポートしております。
今回の医院活性化ミーティングの手法が、読者の皆様のお役に立てれば幸いです。

来月は、年末になりますので「経営計画書作成」についてお伝えしたいと考えております。

夕暮れのスタバにて…

医院活性化について①

医院活性化について…

マクロンの仕事は、
「医院活性化」「来院者の満足度・健康価値観向上」を通しての業績向上サポート、
また永続的に成長発展する組織創り(人事システム構築)のサポートです。
今回は、医院活性化に関してお伝えさせていただきます。

活性化=組織が活発になる

《松岡定義》
・組織とは…目的目標達成(実現)に向けて、皆が一丸となり、
役割分担がしっかりできているもの、いわば協働体であること。
・活発とは…常に活き活き、エネルギッシュであること。

今回は、とある私の1日を回顧して書かせて頂きます。
その日は、秋晴れのとても良い天気の日で、気分の良い一日の始まりの予感がしました。
今日は3医院様の経営相談と目標管理(業務改善)ミーティング運営です。

まず、午前9時からの医院様は、院長先生、副院長先生との
経営相談(ミーティング内容の打ち合わせ)から始まります。
この間、スタッフ達はチーフを中心に診療部、受付部に分かれてミーティングを行います。
会談が終わり、ミーティングスタートの時間になりましたら、チーフから、
「院長先生、松岡社長、申し訳ございません。まとめるのにあと10分間時間ください」
と申し出がありました。10分後、ミーティングスタートです。
冒頭は、診療部、受付部のそれぞれの代表より、
この1ヶ月間の取り組みと改善状況の発表、
そして、私、院長先生のフィードバック(承認、助言、激励)です。
発表は、とても良い内容で、ミーティング2回目にして、かなりの成果創造です。
その後、目標管理ミーティングを行い、予定より20分ほどオーバーして、
その医院を後にしました。取り組みも業績も良くかなり良い気分です。

昼食休憩後の午後2時より、2件目の医院様では、プロジェクトミーティング運営です。
この医院様は、かなり長い期間(10数年間)のお付き合いになります。
D R、D H、D A(受付)の3チームに分かれ、
それぞれのチームの目標(3つ)に対する振り返りを行い、発表して頂きます。
このカタチを3年間続けていますが、毎回しっかり取り組み成果創造しておられます。
この医院様の良さは、なんと言っても連携の良さです。
なんと今年のスローガンが「RENKEI(連係・連携)」です。
特にチーフの存在が素晴らしいです。
しっかり皆をまとめ、院長先生をリスペクトしてくれています。
彼女がチーフになってから、医院の業績も向上
(医業収入1.2倍、レセプト件数、定期検診数約200件増加)しております。
真に女神様です(笑)。
ミーティング後は、院長先生との暫し会談、ミーティング内容を踏まえ、
今後の展開を確認して医院を後にします。

夕方診療後に訪問の医院様は、「幹部ミーティング運営」
この医院様もD R、D H、D A(受付)、経営(院長・副院長)チームに分かれ、
各チームの代表にお集まり頂き1ヶ月の振り返り、発表、フィードバックを行います。
DRチームの目標は「自費収入の増大」に関して、DHチームは「予防管理システムの最適化」、
受付チームは「接遇力の向上と物販収入増」、受付チームの取り組みが特に素晴らしく、
受付チームは、凄く活性化されています。
日常業務の振り返り、質問事項などLINEグループで関わり、
また週に一度のミーティングにて、業務改善が行われ、成果も創れていました。

3医院様での仕事を終え、疲れるどころか、とても気分の良い1日を終え、
今日伺った医院様は、他の医院様と何が違うのか?を考えていましたら…
ある共通項がありました。

3医院様共に、素晴らしいチーフの存在でした。

チーフの存在が、皆をしっかりまとめてくれている。
だから医院が活性化していて、プロジェクトが前に進むのだ。
改めて、チーフの存在、育成の大切さを感じました。

私が思うチーフ像は…
この仕事(歯科医療)が大好きで、患者様が、共に働く仲間(院長、スタッフ)が大好きで、
医院が良くなる事に対して、率先垂範にて行動し、常に肯定的影響力を与えている人物です。

今回ご紹介した医院様には、そのチーフの存在が有ります。
また、もっと言いますと、そのチーフ達は、皆「リーダースタッフ育成塾」の卒業生です。
徳永恵美子トレーナーの基、数年間同志と学び、現場での実践にて、
このようなカタチが創れた事を、徳永共々喜んでおります。

医院活性化=チーフ育成+院長のモチベーションですね…

サポート開始から約三年、レセプト件数が1.5倍に…

甚大な被害が心配された台風10号が過ぎ去り、コロナ禍もかなり落ち着いた
今日この頃ですが、皆様いかがお過ごしでしょうか?

今回は、地元熊本にて3年前よりサポート開始、レセプト件数が1.5倍になった
成果事例をお伝えします。改めてですが、レセプト件数とは、1ヶ月間に、
保険診療を受診された方の実人数を表すものです。

ここでは、単に200件のレセプト件数が300件になったという事例ではなく、
私がサポートに入る頃は、ユニット6台にて、レセプト件数600件弱(550〜580件)
の医院様が、大きく3つの取り組みを経て、
3年後の現在、当時より1.5倍の約900件になった事例をお伝えします。

この3年間における「3つの取り組み」とは…
1.マクロンコンサルティングの根幹である「予防管理型システムの構築」
2.アポイントシステム(アポツールBOX)の導入
3.定期検診来院者の皆様に毎月ニュースレター(いろ歯通信)の配布

今回は、3.毎月ニュースレター(いろ歯通信)の配布に関してお伝えします。

この医院様では、毎月の定期検診来院者様(約300名)に
必ずニュースレターをお渡ししております。
先月伺った際、担当のアシスタントO村さんが、私が来るのを楽しみに待っておられ
「社長、今月号持って来て頂いたのですか?
有難う御座います。私も患者さんもアシスタントスタッフも
勉強になるって楽しみにしております。(嬉しい言葉です)」

「さぁ、これから皆(アシスタントスタッフ全員)でカルテに入れる作業をしないと…」

忘れないように、来月来院予定の検診者のカルテに入れられるそうです。
こうすると渡し忘れが無いですよね…

ニュースレターの内容は、お口の健康に関するテーマを一つに絞り、
解り易いように文字を少なくイラストを多用しております。
また、ただ単に渡すだけではなく、チェアサイドにて、一緒に読み、
内容を説明し、理解を深めていただいております。
中には裏面の「間違い探し」を楽しみにされている方も居られるそうです。
こうして、来院される度に、健康に対する知識、価値観は高まっていくのですね…

レセプト件数が、増え続けるメカニズム
1.新患数(紹介数)が増える
2.中断患者が減少し、継続来院者が増える
3.定期検診の来院者数が増える

2.に対して、カウンセリングシステムによる動機づけ(継続通院)と
アポイントシステムによる中断患者の管理

3.に対して、カウンセリングシステムによる定期検診の来院者数増加と予防率の向上

1.は、その定期検診の来院者からのご紹介による増加

取り組む順番は、「 2 → 3 → 1 」の順です。

結果…
・中断者減りました。(レセプト900件超)
・定期検診の来院者数は倍増しました。(150件弱から300件超)
・新患数(紹介患者数)も増えました。(毎月50名、半数以上の紹介者)

この医院様の今後の課題は…
定期検診の来院者増加に対する歯科衛生士の雇用とユニット増
(採用マーケティングと設備投資)、
定期来院者が通院困難になった場合の体制創り(訪問診療体制の強化)です。

「永続的に成長発展する医院創り」に色んな課題は付き物です。

線路の枕木の如く、目の前に現れてきます。
一つひとつ、課題を共に力を合わせ乗り越え、成果創造(ビジョン実現)していきたいと念います。

新卒採用

例年より長い梅雨が明け、やっと夏らしくなった今日この頃ですが…
皆様いかがお過ごしでしょうか?
相変わらずのコロナ禍ですが、最近は新型コロナウイルスに関する
色々な情報が整理されてきましたので、少し安心しております。

今年に入り、このメルマガも実践事例をお伝えして参りました。
・業績向上に関する取り組み
・ケア用品販売増への取り組み
・S P T来院者増への取り組み
・スタッフ育成、給与システム構築サポート
さて、今回は…「新卒採用」についてお伝えいたします。

——————————————————————————————

私は、現在毎月36医院様に伺うのですが、
この春新卒採用に成功されたのが16医院様(24名)約45%となっており、
中には5年連続新卒採用に成功されている医院様もあります。
中途採用も上手くいっているのですが、
その秘訣と取り組みを一部ご紹介致します。
最終的には、医院の総合力になるのですが…
まずは経営者(院長先生)及び採用担当者が本気になることですね(笑)

【本気の定義】
目標設定し、成果に拘り、成果を創るまで、行動し続けること

次に、
【雇用条件の見直し】
・基本給、資格手当、役職、能力、交通費などを明確にする
※有給及び年間休暇、スキルアップ支援に関する内容などは、ここでは省略させていただきます。

・スマホ動画サイト(求人採用サイト)の制作及び見直し
医院案内、院長及び先輩スタッフのインタビュー動画も必須です。
最近では、「マクロンショット(写真動画撮影・編集)」のご依頼がとても多く嬉しい限りです。

・カラー求人票(もしくは学校指定の求人票に添付する医院案内を制作)を学校に送付し、
ご挨拶方々持参する。卒業生が居れば同行されるとさらに印象良しです。

・医院見学時のシミュレーション をしっかりと構築する。
見学者も来院者同様、しっかり「おもてなし」しましょう。

採用に成功されている医院様は、上記に述べた事を凡事徹底されています。

凡事徹底…なんでもないような当たり前のことを徹底的に行うこと、
または、当たり前のことを極めて他人の追随を許さないこと

新卒採用においては「本気になる。凡事徹底する。」が肝心なのではないでしょうか?

採用に関しては…
パワーパートナーのナインデザイン飯田社長がセミナーを定期開催しておられますので、
是非ご受講されることをお勧めします。

◆マクロンショット
https://macron.co.jp/service/photo.html

◆求人採用セミナー(株式会社ナインデザイン)

スタッフ育成・給与システム構築サポート

親愛なる皆様、お疲れ様です。
私の地元九州では落ち着いておりますが、東京では新型コロナウィルスの陽性反応者の数が
再度増え始めており、いよいよ秋に再来する第二波への対応を考えさせられる今日この頃ですが、
できる事、やれる事をいろいろ模索しております。
微力ではありますが一日本国民として社会に貢献できることにフォーカスします!

今回は、最近ご依頼が多い「スタッフ育成・給与システム構築サポート」に関してお伝えします。

—————————————————————————————————————————

私が提案する「予防管理型システム構築」をベースとして「医院活性化・業績向上」を
果たした医院様の次の課題が人事マネジメントです。
ここで多くの先生が取り組み始めるのが「人事考課制度の導入」です。
私の経験上、これはとても良い素晴らしい制度(仕組み)なのですが、
実際人事考課制度構築のセミナーを学んで感じたのですが、
その前段階が出来ていない医院様が多かった、というより殆どでした。

人事考課制度を学び構築しているが、実際は運用できない…
原因は…
・チーフ(上長判定者)不在
・決められたこと(評価面談、育成面談)を定期的に実施していない
・給与、昇給(級)、賞与にうまく反映できない
・その他にも色々出てきますが…

ある日、こんな事件が…
「松岡さん、困ったことが…実は歯科衛生士専門学校に求人票を出したのだが、
それを偶然にも卒後1年目のスタッフが目にしてしまい…」
「何が問題なのですか?」
「支給額が、そのスタッフよりも多く出してしまって」
「何故、そんなことになるのですか?」
「初任給の金額を上げないと応募に来ないよと知人の先生にアドバイスを受けて…」

短絡的です…求人票出す前にやるべきことがありました。
それは、今いるスタッフ達の給与を見直すべきでした。
当たり前のことですが、時間もかかるし、やり方もわからない。
人件費率が高いと税理士に言われて…

そこで、私は給与テーブル、支給項目の見直しを進めました。
そしてフォーマットを作成し、役職手当、能力手当、特別手当の基準を作りました。
さらには、現状と新給与システムでのシミュレーションを行い、院長、税理士さんの許可を得て、
スタッフ面談を行いスタッフの承諾を得ました。
もちろん面談の際は「雇用確認書」を作成し、共有しました。

この様に、私がサポートする「スタッフ育成・給与システム構築サポート」は
以下の4つを共創します。
・給与テーブル
・業務リスト
・育成カリキュラム
・雇用確認書

この受け皿ができたら、次はチーフ育成です。
それから人事考課制度構築が実現すれば、永続的に成長発展する組織が実現するのではと思っております。
まだ道半ばですが、最近一番ご依頼の多い取り組みをご紹介しました。

ただいま朝早くから「コメダ珈琲様」にて、この原稿を書いておりますが、
この後は、医院様のスタッフヒアリングを行い「業務リスト・育成カリキュラム」を作成します。

少しでもご参考になれば幸いです…

SPT増患プロジェクト②

S P T増患プロジェクトの2回目となります。
前回は、決めたことをお伝えしましたが、今回は取り組んだ事、その後の経緯をお伝えします。

——————————————————————————————————————

基本メソッドは、「G・ P D C A」
つまり、目標管理です。

◆ G(ゴール)=プロジェクトの目的と目標を明確にする。
・目的はS P T制度を導入し、より多くの中等度歯周病患者様の重症化予防、
安定を図り、お口の健康からの健康長寿、さらには医療費の削減を実現すること
・目標は、令和2年3月末までに、月間S P T受診者数500名を実現すること

◆ P(プラン)=計画
前回決めたこと:歯周病検査ごとの説明を行う
繰り返しますと…
・歯周病検査1回目に、歯周病のカウンセリングと治療期間の説明
・歯周病検査2回目に、S R Pの重要性と回数と期間
・歯周病検査3回目に、S P Tの説明と今後の治療の流れを再度説明

◆ D(ドゥー)=実行
スタッフを3グループに分け、リーダーを決め行動の振り返りを行います。
十分できた・・・・・  ◎
できた・・・・・・・  〇
不十分・・・・・・・  △
できていない ・・・・ ✕
全て自己申告(自己評価)です。
私は〇の数を信じます。

◆ C(チェック)=検証
ここが大事なポイントです。
実際の数字を確認していきます。
誰が、どれほどカウンセリング及び説明を行ったのか
そして結果は…最初の3ヶ月間の数字はあまり伸びておりませんでしたが、
秋口より毎月の目標に迫る、いや超える勢いとなりました。
そうなると、スタッフ皆様のモチベーションも高まります。
そうです!毎月数字を明確にし共有し、喜びも分かち合いました。

◆ A(アクション)=改善
もう少し、ここをこうすれば…を毎回私がアドバイスするようにしてます。
各グループを回り、とても良い取り組みをしているスタッフの実践事例もあり、
皆で共有し、取り組みました。
こういう場合、スタッフ数が多いと良いですね。

《数値の推移》

SPT受診者数 目標数
10月 243 250
11月 305 300
12月 367 350
1月 378 400
2月 389 450
3月 448 500
※新型コロナウィルス感染に関する事態が無ければ、予定者数は500人を超えていた(534人)
ので、達成する可能性はありました。

こうして結果、目標達成はできませんでしたが、私は彼女達の頑張りを労いました。

また次のプロジェクトのご依頼を受けております。
次のプロジェクトは…「内緒です😁」
また、時期が来たら、このレポートにてご報告いたします。

SPT増患プロジェクト①

親愛なる皆様、お疲れ様です。
新型コロナウィルス感染対策による緊急事態宣言が全国に発令され、
私も外での活動を自粛し、日々内勤に励んでおりました。
現在はオンラインでのサポートを導入するなど新しいことに挑戦しております。
事態収束後のクライアント様のこと、弊社マクロンの事業展開、そして微力ではありますが
一日本国民として社会に貢献できること、色々考えております!

—————————————————————————————————————-

今回は、予防管理(SPT II)を一年間で月間450名に増やした事例をご紹介します。

【医院様の状況】
ユニット台数:11台(内DH用6台)
歯科医師:常時3名
歯科衛生士:常時12名
一日の来院者数:約120名
と大規模な医院様からのご依頼でした。

これまで、治療主体の医院だったので、かかりつけ歯科医機能強化型
歯科診療所(か強診)認定後、予防管理に力を入れていきたいとの事でした。

まずは、衛生士主任との打ち合わせで、意識調査をしました。
予防管理は勉強してきているが、しっかり実践できているか判らない。
SPTの内容がよく理解できていない。
また、どのように患者様に説明して良いかが判らない。
これはどの医院様でもよく見受けられます。
制度を理解していないと患者様に伝えることは難しいです。

当初は、主任、及び副主任を中心にミーティングを行い、その後DH全員で
勉強会を行う予定にしておりましたが、全て私にお任せしたいとの事でしたので、
診療終了後に毎月DH全員でのミーティング兼勉強会(1時間30分)を行うことになりました。

【勉強会内容】
・S P Tを導入し、予防管理を強化していく目的
・一年後の目標設定
・保険制度のお話
・カウンセリングの手法
・実演とロールプレイング
・アクションプランの作成

元々、スタッフの皆様のレベルが高かったので、初動はよかったです。
また、こちらには優秀なマネージャーがいらっしゃいましたので、
今回のプロジェクトに入る前準備がとても楽でした。

前準備、つまりシミュレーションです。
一月の新患数が約120名、そのうち成人で歯周病が中等度である方の人数を
約3ヶ月間に渡り、調査して頂きました。
結果、約40%つまり50名前後の人がS P T対象患者に該当したのです。

4月から始めましたので、目標は令和2年3月末までに、月間500名のS P T受診者を
実現すること、プロジェクトがスタートしました。
この目標は、DH勉強会の初回にスタッフの皆様が立ててくれました。
(決して強制ではありません。私は上手くいけば600件は行けると思っていましたので…)

【決めたこと】※中等度歯周病と診断された方に対して
・歯周病検査1回目:歯周病のカウンセリングと治療期間の説明
・歯周病検査2回目:S R Pの重要性と回数と期間
・歯周病検査3回目:S P Tの説明と今後の治療の流れを再度説明

あとは、他の医院様も同様ですが、歯周病治療を担当制にした方が、
患者様とのコミュニケーション(信頼関係)も創り易く、
モチベーションを上げていくのも容易となります。

こうして、一年間に及ぶプロジェクトがスタートしました。
丁度一年前の事でしたので、懐かしくこのレポートを書きました。
その後の経緯は、次号以降にお伝えします。

1 2 3