共創レポート

求人・採用

油断していました!昨日、弊社スタッフから「メルマガ原稿」の依頼がありました。
通常メルマガの原稿は、月初めには書き上げているのですが、
今回は、弊社ニュースレター「マクロン通信」の挨拶文を書き上げておりましたので、
勘違いして(今月はもう既に書き終えた…)冒頭の発言となります(笑)。

 出張先の宿舎にて書き始めました。
今回のテーマは「求人・採用」
先日、久しぶりにセミナー(人材採用の仕組みを強化する)にてお話しさせて頂きました。
私は、トップバッターとして「歯科衛生士採用の成功事例と採用前の強化ポイント」を
お伝えさせて頂きました。

第二部の城井美礼(キャリアコンサルタント:ヒトト代表)のお話は、
「履歴書を見るポイントと面接時のポイント」でした。
とても勉強になりましたので、一部だけご紹介しますと…
面接は「お互いの答え合わせの場」という事です。

履歴書に記入されていることが本当かどうか?
これは、当たり前ですが、実際に会って話してみないとわかりません。
これは、私の仕事でも言える事ですし、貴医院に来院される患者さんも同様です。
情報化社会の中で、最初にホームページを拝見され、来院される方が増えている最近です。
ホームページに記載されていることを確認(答え合わせ)されているのです。
 ということは、ホームページの内容と改めて「初診時カウンセリング」の出来、
スタッフの接遇、医院の環境レベルの向上が重要だと思いました。
初診時カウンセリングのレベル、これを高め続けなければいけません。

 そういえば、先日私のプライベートの研修会を受講された先生から、
「信頼がうまれる患者対応の技術(クインテッセンス出版)」という書籍のご紹介を頂きました。
この書籍に書かれている内容が、私達がお伝えしていることにそっくりだという事でしたので、
早速購入し拝読致しました。
有名な糖尿病内科のN先生が、監修された書籍だったのですが、とても勉強になりました。
ぜひご購入され、初診時のカウンセラー及び診療スタッフの皆様に読んで頂き、
医療面接の実践事例を参考に取り組んで頂くことを強くお勧めします。

 話を戻します!
本日のテーマは「求人・採用」でした(苦笑)
ということで…

まず求人は、やはりターゲット選定が重要だということです。
無闇やたらに来た人を面接するのでなく、あらかじめ求める人材像を明確にしておくということです。
新卒もしくは中途、中途であれば正社員、パート、年齢層、どのような仕事を期待するか?

 例えば…
【求人募集(目標)】
・午前勤務のパート1名を3ヶ月以内に採用すること

【目的】
・現スタッフが、有給休暇を取得しやすくするため

【求める人材像】
・経験は5年以上、年齢30
・午前10時から午後3時の間にて、4時間勤務可能な方
・主な期待する業務は、バックヤード、診療補助、口腔衛生指導、
歯周治療(軽度)、予防管理(定期検診)
・志望動機に、歯科の仕事が好き、もしくは自医院のどこに興味を持ったのか、
自分がどのような仕事をしたいかが記入してある

上記の条件で求人し、履歴書が届き内容確認し、面接の判断を行う。
 書類選考をクリアし、次は面接の場(答え合わせの場面)です。

【質問】
Q1.歯科の仕事のどんな所が好きですか?やりがいを感じますか?
Q2.当院のどんな所に興味を持たれましたか?(書いてあれば深掘り)
Q3.当院で、どのように自分のキャリアを活かしたいですか?
Q4.上記の業務にて、不安な点はありますか?
Q5.家庭との両立で、考慮すべき点はありますか?
等々…
面接時、事前に1時間の医院見学の時間を設ける
※その場合、チーフ(主任)もしくは診療スタッフが、必ずご案内する

【医院見学】
・診療室(動線確認、設備)、カウンセリングコーナー、バックヤード、
医局、院長室(片付いていれば…笑)、駐車スペース、それから診療風景等…
※面接も先生が自信無ければ、一番信頼できるスタッフと一緒に(同席して)行われた方が良いと思います。

これは、ナインデザインの飯田社長から学んだことなのですが、
相手のことを根掘り葉掘り聴くよりも、まずは自己開示した方が良いとの事ですので、
まずは応募の感謝の意を伝えられた後は、自己紹介、医院紹介からが良いかと思います。

このように書いていきますと、予防管理型システム、口腔機能管理システム構築に続き、
採用面接のシステム構築(マニュアル)が出来そうだと思ってきました。
近いうちに、先ほどご紹介した城井美礼、
またパワーパートナーであり人財育成コンサルタントの徳永恵美子と共に、
「歯科スタッフ採用面接システム」を構築しようという次の仕事のアイディアが湧いてきました。
有難う御座います!

【システムアイディア】
・求める人材像を明確にする
・求人票を作成し、各媒体へ
・求人開始
・応募(履歴書送付、医院見学希望)
・書類選考もしくは医院見学(面接)対応
・書類選考のポイント
・医院見学時対応のシミュレーション
・面接時の質問項目(ヒアリングシート)作成
・面接時の流れ
・アプローチ(感謝の意を伝える)
・自己紹介、医院紹介
・質疑応答(答え合わせの場)
・今後の展開をお伝えする(クロージング)
・採用基準の明確化

面接採用システム構築ご希望の先生は、私宛にお気軽にメッセンジャー、
メール(macron_9001@yahoo.co.jp)もしくは、直接お電話等にてご連絡ください。
進捗状況など、またこのメルマガにてご案内致します。

 今回は、徒然なるままに書いてみました。まとまりがなく申し訳ございませんでした。
次回以降、お楽しみに…

 

スポット経営相談事例

全国主要都市に出された緊急事態宣言中、地方では、かなりコロナ陽性者数も減少し、
ワクチン接種も順調に進み、今年中に事態が収集すればと祈念しながら、
この原稿を書き始めました。

先月は、クライアント様の発案による「親子で育むおくちの健康リーフレット」
をリリース、数多の医院様からご注文頂き深く感謝しております。
今後もこの様な商財開発を続けて参りますので、ご使用、ご活用頂ければ幸いです。

最近は、通常業務に加え、クライアント様からのご紹介にて、
スポット経営相談を行うことが多くなってきました。
現地への訪問が一番良いのですが、ZOOMによるオンライン会談も行え、
これはこれで仕事の幅が増えて良かったのですが、ご相談案件は多岐に渡り、
とても鍛われております。
ZOOM会談の事例を少しご紹介しますと…

一例目は、ユニット3台モデルで、昨年夏に開業し、1日の来院者数が20名を越え、
保険点数も順調に伸びてきたが、ここからの医院運営の舵取りが良く判らないとのことで、
学術、経営両面でのビジョン(中長期目標)を明確にする様、アドバイスを行いまして、
約2時間一緒にビジョン構築、ロードマップ、アクションプランを作成しました。

二例目は、ご開業時からサポートしているクライアント様なのですが、
開業5年、ユニット5台にて、年商約9,000万円、当初の目標である年商一億円超えを、
今年は実現しそうなのですが、ここで終わることなく、これからの事業展開を
一緒に考えて欲しいということで、毎月2度(月初と月中)経営相談を行っております。

月初の1回目は、先月の振り返り(行動管理と業績管理)と今月の行動計画作成、
月中の2回目は、この先実現したいことを明確にするビジョン構築・戦略立案の
時間にしております。継続は力なりで、今年から始めたこのカタチ、
二つの学術・経営戦略(小児予防強化とデンタルサロン開設)が明確となり、
PJが動き出しました。

三例目は、昨年中頃から経営計画書作成のサポートをお願いされており、
当初は週に一回、最近では月に1〜2回のサポート(オンライン会談)となっております。
経営計画書作成は、これまで福岡、熊本でのリアル開催(1日)にてサポートして参りましたが、
約6時間で創り上げれるので、1回1時間の計6回にて作成が可能となります。
この医院様は、経営計画書の製本(デザイン含む)までご依頼して頂き、
毎月のミーティングに活用して頂いております。

私の経営サポートは、月一回(3時間)にて、経営相談(院長また幹部)と
目標管理ミーティング(全体)を行い、基本PDCAを回していくのですが、
最近やはり目標(短期、中長期=ビジョン)を明確にし、
共有することが大事であると感じます。
(業績が良い医院様が多いので、目標予算達成までは、
業績向上をテーマに最優先に取り組みます。)

上記にありますように、それを出来るだけ早いサイクルで回す。
上記(二例目)の先生は、昨年までは月に1回だったのですが、
今年から2回思考の時間をつくることで、加速しました。

理想は、月に一度の経営相談、目標管理ミーティング(約3時間)、
週に一度の院内ミーティング(進捗確認)と学術向上研修会、
合わせて1〜1.5時間を如何にして、組み込んでいくかですね…

理想を書くと、こうなりますね…
(申し訳ございません、このメルマガは実践事例もですが、
私の理想もかなり書かせて頂いております。)

◆ミーティングのスケジュール化を行う
・目標管理(全体)ミーティング
・進捗確認(全体もしくは部署)ミーティング
・学術向上研修会

例えば、日付と時間を入れるとこうなりますね、
・5月31日(月)
▷16:00-18:00:目標管理ミーティング(2時間)
▷18:00-19:00:経営相談(1時間)

・6月7日(月)
▷14:00-15:00:進捗確認ミーティング(30分間)、学術向上研修会(30分間)
▷学術向上のテーマは「口腔機能管理低下症に関して…(全体像の把握、問診)」

・6月14日(月)
▷14:00-15:00:進捗確認ミーティング(30分間)、学術向上研修会(30分間)
▷学術向上のテーマは「口腔機能管理低下症に関して…(口腔機能検査)」

・6月21日(月)
▷14:00-15:00:進捗確認ミーティング(30分間)、学術向上研修会(30分間)
▷学術向上のテーマは「口腔機能管理低下症に関して…(診断基準と管理計画書)」

・6月28日(月)
▷16:00-18:00:目標管理ミーティング(2時間)
▷18:00-19:00:経営相談(1時間)

5月31日と6月28日の目標管理ミーティングは、私もしくは
徳永(Officeツグミ代表)のサポート(ファシリテート=ミーティング運営)が入りますが、
残りの日程は、院長、チーフを中心に運営しなければいけません。

院長、チーフのリーダーシップ、ファシリテートスキルが必要となりますので、
この二つのスキルを得たい、高めたいと思われたら、
Officeツグミ主催の「リーダースタッフ育成塾」にご参加されることを強くお勧めします。
今回のメルマガの結論は、ここに落ち着きました…

今年は、昨年みたいに豪雨による被害が出ないと良いなと願いつつ、
今回のメルマガを描き終えたいと思います。
今月もお互いに良い一月にしましょう!

コンセプトムービー

親愛なる皆様、お疲れ様です。
GW明けのリアル朝活の先生待ち(お陰様で、朝活もリアル、オンラインのハイブリッドにて、
月に約5件行っております。)いつものコメダ珈琲店にて、この原稿を書き始めております。
皆様、GWはいかがお過ごしでしたでしょうか?

私は仕事及びラウンドの予定も無く、あまりにも暇だったので、妻、次女と共に、
密を避けられる場所を求め、2日間大好きな阿蘇巡り。
結局人手は多かったので、車から中々降りられませんでしたが、雄大な自然を満喫して参りました(苦笑)。
阿蘇をあまり詳しくない方もいらっしゃると思いますので、少しご紹介しますと、
地図で言えば、阿蘇火口のある中岳を中心に北阿蘇、南阿蘇と2つに分かれます。
北阿蘇は、国宝である阿蘇神社のある一ノ宮、内牧温泉、そして何といっても有名なのは黒川温泉です。
大分との県境にある瀬の本高原は、北に九重連山、南西に阿蘇五岳を展望できる素晴らしい場所です。
南阿蘇は、白川水源、根子岳を一望できる高森町、私が将来リタイア後に住みたい場所、
大好きなパン屋さん「グランツムート」のある久木野村、2日に分けて双方満喫してまいりました。
早くコロナ禍が過ぎ去り、次回は温泉巡りが出来たら最幸です。

今回は、先月行った「コンセプトムービー」の取材時の一幕についてお伝えします。
皆様の医院経営に少しでもお役立て頂ければ幸いです。

現在のスタッフ採用に欠かせないのが、医院HPの求人採用ページの強化、
その中でも医院の雰囲気やスタッフの印象が伝わるようなコンセプトムービーは、
採用アイテムの筆頭に来ると私は考えます。
さらにその動画がスマホ対応なのが重要です。
動画撮影は「診療風景、設備紹介、スタッフ及び院長先生のインタビュー」を約1日かけて行います。
その動画撮影において1番肝心なのが、スタッフ及び院長先生のインタビューとなります。

いくつかの質問を準備して、スタッフお一人お一人に約30分間のインタビューを行います。
(院長先生の場合は、60分以上かかります)
その質問の中に、何故この医院に就職したのか?
その経緯をお尋ねする場面があります。
私が感銘を受けた事例を3つご紹介します。

1例目は、卒後2年目のDHです。
彼女に上記の質問をすると、彼女は次の様に答えました。
「就活の際、3つのポイントがありました。一つ目は予防に力を入れていること、
二つ目は感染対策(滅菌)に力を入れていること、最後にどのような先輩方が働いているのか?」
その医院様は、院長、副院長は勿論のこと、先輩スタッフ達もとても感じが良く、
それに加え、数件見学に行った中で、上記の3点が他医院様よりも群を抜いていたそうです。

確かにサポートを始めて、4年目になりますが、予防管理の来院者数は月300人を超え、
担当制となり、設備も整い、この間感染対策(ハードソフト両面)にもしっかり取り組んでこられました。
院長先生、スタッフ間のコミュニケーションも良好です。

2例目は、新卒DHさんです。
彼女は、一度歯科助手として他医院様にて働いていましたが、歯科の世界に魅了され、
歯科衛生士になることを志、この度晴れての願望成就でした。
その中で、何故当医院を選んだのか?の問いに…
「自分を高められる(成長できる環境である)、カウンセリングをしっかりしている、
情報発信をしているこの3点です。」と答えてくれました。

確かに、この医院様には、育成カリキュラム、人事考課制度等があり、
カウンセリングは、私のクライアント様の中でも、一二を争うほどしっかり行い、
ユニット4台にて、月の予防管理者数が250人を超えています。(今年の目標は300人超え)

何よりも、待合室、チェアサイドでの来院者に対する情報発信
(手作りのポスター掲示、来院者お一人一人に健康価値観を高めるリーフレット配布)が素晴らしいです。
それもその筈、医院のコンセプトが「健康と幸せの情報発信の場」ですから…

3例目は、卒後2年目のDHです。
彼女は当時、就活に気合を入れ過ぎて、相当迷っていたそうです。
学校の先生への相談、紹介所からの情報、決めてはHPの求人ページでした。
自宅から通える30分以内の歯科医院のHPを数多く閲覧したそうです。
その中で、弊社クライアント様のHP内の求人サイトの先輩DHのインタビューを観て見学を決め、
見学に来てからの医院様の応対(受付、TC)に感銘を受け、ここでならDHとしてだけでなく、
社会人としても成長できると確信したそうです。

こちらの医院様は、院長先生の学術レベルの高さは勿論のこと、
スタッフの皆様の接遇もかなりのハイレベルです。
また付け加えるといつも綺麗です。5S(清掃、清潔、整理、整頓、躾)が徹底されております。

他にも事例がありますが、このプロジェクト(コンセプトムービー制作)を通して、
確信できたのが、健全経営も採用活動もやはりコンセプトを明確にし、
それに対し真摯に取り組んでいくこと(日頃の活動)が肝心だということです。
(注:現在、コンセプト及びリクルートムービー制作の取材は、デザイン部編集作業中の為、
6月末まで控えさせて頂いております。ご希望の医院様は、早めにご相談ください。)

ちなみに、弊社マクロンのコンセプトは「知識を知恵に変え、成果を共に創る」です!
外見も大事ですが、中身(内身)は、もっと大事ということですね、内面磨きにお互い頑張りましょう!

【制作秘話】歯科のことがわかる本

桜がまだ綺麗に残る、大分道のS Aにて、この原稿を書いております。
あまりにも綺麗だったので、先ほど写メを妻に送りましたら、とても喜んでくれました。

さて、前回までは歯科経営の理想モデル(財務面)についてお伝えしましたが、
今回は、何故私が「歯科のことがわかる本」を創ったのか?制作秘話をお伝えします。

それは数年前、ユニット6台にて、年間医業収入2億円(当時は年商約1.8億円)を超える
県下でもトップレベルの歯科医院様より仕事のご依頼がありました。
「当院のカウンセリングシステムの検証をして頂き、改善があれば指導して頂きたい。」
との名誉あるお仕事で、断る理由もなかったので、快く引き受けさせて頂きました。

初回訪問時、現状のヒアリングをチーフD Hに行いました。
初診時カウンセリングから基礎資料収集、セカンドカウンセリングの流れを確認しました。
その当時、院内にT Cの存在はなく、担当D Hが問診票の確認、ヒアリングシートに沿って、
カウンセリングを行っておられました。
基礎資料は、予防歯科の大家であるK谷先生の研修を受講され実践しておられましたので、
規格性も素晴らしく、かつスピードも申し分ないものでした。

その当時は、診断から治療計画立案のシステムが不十分であったと思いましたので、
その部分をアドバイスさせて頂きました。
基礎資料収集から次回来院日までに、診断書を書き上げることにしましたので、
来院者数も多かったので、勤務医の先生方も相当な勉強になったのではないかと自負しております。

カウンセリングシステムを再検証する中で、ある発見をしました。
この医院様は、なぜこの様に自費収入(自費率が高い)が多いのだろう?
勿論、院長先生を始めとした、医院の学術レベル(インプラント及び歯周病専門医、
歯周病認定D H多数)も高かったのですが、何か広報(マーケティング)にポイントがあるのかな?
ホームページを拝見したところ、当時としては、かなりレベルの高いモノでしたが、
それだけでは無いような気がして、探ったところ判明しました。

結局、先程のチーフD Hに確認したところ、初診時に当院で取り組んでいる治療内容の説明と
パンフレット一式をお渡ししておられました。
その結果、新患様もですが、そのご家族も来院され、
患者様から興味がある治療についてお尋ねが多いとの事でした。
「真に情報発信、情報提供」ですね。

そこで、お渡しされている中身を精査し、自由診療だけではなく、
歯科医院内にて行われていることをもっとわかりやすくお伝えしたいとの念いから、
この度、緊急事態宣言中の自粛期間を活用し、「歯科のことがわかる本」の制作に至りました。

歯科とは、どのような所なのか?
私(松岡)の考え、念いから始まり、歯科で働いている人たち、歯科医院の設備、
お口の中、歯の内部構造、お口の病気、さまざまな治療法、保険診療と自由診療の違い、
予防歯科、ケア用品について、イラストをたくさん使い、わかりやすい本に仕上がりました。
歯科の分野は奥深く、ほんの入り口ですが、より多くの人たちに、お口の健康の大切さが伝われば本望です。

現在の活用事例ですが…
・とにかく新患様に初回来院時にお渡しする
・セカンドカウンセリング時に細く説明としてお渡しする
・定期検診の来院者全てに渡している
・紹介お礼に渡している
・20周年記念事業として、配布している
・20歳から60歳までの女性に限定し、渡している
・コロナ禍において、待合室での雑誌を撤去したので、雑誌代わりにお渡ししている

今後も地域貢献、業界発展のお役に微力ながら貢献できれば嬉しいです。
今回は、歯科のことがわかる本、制作秘話について書かせて頂きました。
また、来月も宜しくお願い致します!

追記
先日、ある先生から、これを全員に配るにはコストが掛かりすぎるとのご意見を頂きましたが、
1冊300円のこの商財、この世の中に300円でこれだけの歯科の健康情報を伝えられるモノが
有るのでしょうか?とお答えしましたら、即ご購入して頂きました。
来院者の一人でも多くの方に読んで頂き、お口の健康に対する価値観が高まり、
その結果、業界発展に繋がればと思い、弊社は「健康と幸せの情報発信」に取り組んでおります。
今後とも、何卒宜しくお願い致します。

【商品の紹介ブログはこちらから】
https://macron.co.jp/sys/blog/1255/

理想の歯科医院経営 -ユニット6台-

2月末だというのに、春を思わせる陽気の中で、この原稿を書いております。
毎年思うのですが、季節の変わり目が、
半月いや一月早くなっている気がするのは、私だけでしょうか?

さて今年に入り、このメルマガは、
歯科経営の理想モデルを描いて参りましたが、今回が最終回となります。
今回は、ユニット6台モデルです。

10年前から、ユニット4台もしくは5台モデルの歯科経営コンサルタントとして、
医院経営をサポートして参りましたが、「定期来院者数の増大、
か強診取得による保険収入増による歯科衛生士の生産性の向上、
また人財の確保、育成」の観点から、永続的に成長発展するには、
やはりユニット数は6台以上が望ましいことを実感してきました。

では、ユニット6台モデルの理想は?
(ここからは、あくまでも私見ですので宜しくお願い致します!)

「拡大視野におけるM I」をコンセプトとした歯科医療の提供をテーマとした医院創り

スタッフ構成
歯科医師:2名
歯科衛生士:6名
歯科助手、T C、受付事務:3名
計:11名

アポイント構成
院長:1台
勤務医:1台
歯科衛生士用:4台
カウンセリング:1室

診療時間は、月曜から土曜日まで
午前の部:9時から13時
午後の部:14時から18時

休診日:日曜日、祝日、木曜日(祝日がある場合は診療日とする)

上記の診療体制であれば…
月間診療日数:22日
1日の診療時間:8時間×6台=48枠
48枠×診療単価(10,000円)=480,000円
480,000円×22日=1,056万円となる

月間の医業収入:1,100万円
内訳
保険収入:650万円
自費収入:400万円
物販収入:50万円
1日来院者数:45〜50名
レセプト件数:650件
新患数:40件
紹介数:20件
定期検診数:450件

財務面(法人の場合)
年商:13,200万円
変動費:2,600万円
粗利益:10,600万円
固定費:9,900万円
(人件費:5,700万円、その他:4,200万円)
利益:700万円
(納税:300万円、返済と減価償却費を相殺し、余剰金は400万円也)
※上記の業績が10年続けば、10年後には4,000万円の医院貯蓄が…

参考までに、人件費内訳
院長(理事長):1,800万円
勤務医:600万円
スタッフ(9名):3,300万円(平均約360万円)

さらに、診療日数を拡大(祝日診療)すると
スタッフ構成
歯科医師:2名
歯科衛生士:7名(シフト制)
歯科助手、T C、受付事務:3名
計:12名

アポイント構成
院長:1台
勤務医:1台
歯科衛生士用:4台
カウンセリング:1室

診療時間は、月曜から土曜日まで
午前の部:9時から13時
午後の部:14時から18時
休診日:日曜日のみ(祝日も通常通り診療)

上記の診療体制であれば…
月間診療日数:26日
1日の診療時間:8時間×6台=48枠
48枠×診療単価(10,000円)=480,000円
480,000円×26日=12,480,000円となる

月間の医業収入:1,250万円
内訳
保険収入:800万円
自費収入:400万円
物販収入:50万円
1日来院者数:45〜50名
レセプト件数:800件
新患数:40件
紹介数:20件
定期検診数:600件

財務面(法人の場合)
年商:15,000万円
変動費:3,000万円
粗利益:12,000万円
固定費:10,500万円
(人件費:6,000万円、その他:4,500万円)
利益:1,500万円
(納税:600万円、返済と減価償却費を相殺し、余剰金は900万円也)

参考までに、人件費内訳
院長(理事長):1,800万円
勤務医:600万円
スタッフ(10名):3,600万円(平均360万円)
計:6,000万円

かなり良い形での健全経営となります。ただし、あくまでも私の考える理想です(笑)。
私のクライアント様で、上記の業績を達成しておられる医院様は現在5件です。

このモデルの場合、目標到達後は、維持管理に力を入れなければなりません。
維持管理=人事マネジメントです。雇用の安定こそが、永続的な成長発展に繋がります。

読者の皆様で、これ目指される先生は応援します!

理想の歯科医院経営 -ユニット5台-

新しい一年が始まり、あっという間に一月が過ぎました。
前回の大雪と違い、今回は、春を思わせる陽だまりの中で、この原稿を描いております。

前回の投稿をご覧になり、ユニット4台の先生からは
「大変参考になりました。理想モデル目指します!」と嬉しい声を頂いたり、
ユニット5台の先生からは「来月が待ち遠しいです。」
ユニット6台の先生からも「ウチは6台だけど、理想モデル書いてくれるの?」
メルマガもさる事ながら「歯科のことがわかる本」もお問い合わせが多く、本当に有難い限りです。
今回は、ユニット5台モデルについてお伝えさせて頂きます。

ユニット5台、歯科医師1名にて…
歯科医師用:2台
歯科衛生士用:3台

スタッフ構成
歯科医師:1名
歯科衛生士:5名
歯科助手:2名の計8名体制とし
歯科衛生士用にて予防管理を行えば…

1日8時間、つまり1台あたり8人
3台使用なので、1日24人の予防管理
月間実日数22日とすれば、1月528人(約500人)の予防管理受診者数となる。

500人をSPTⅡにて算定、さらに長期管理加算が加われば、1人当たり1,150点
11,500円の医業収入となる。さらには変動費がほぼ0に近く粗利益率が高い…
500人×11,500円=5,750,000円

歯科医師用のユニット2台にて、
約300万円(歯牙・根管治療、補綴治療、歯周治療)だとすれば…
300万円+575万円にて、計875万円
これに物販約25万円が加わり、合計にて900万円
年間にすれば、10,800万円にて、1億超えとなる!

財務面でいえば…
年商:10,800万円
変動費:1,800万円
粗利益:9,000万円
固定費:6,000万円
利益:3,000万円

ユニット5台、歯科医師2名(ご夫婦開業)にて…
歯科医師用:3台(1台は院長の自費専用)
歯科衛生士用:2台

スタッフ構成
歯科医師:2名
歯科衛生士:5名
歯科助手:2名の計9名体制とし
歯科衛生士用にて予防管理を行えば…

1日8時間、つまり1台あたり8人
2台使用なので、1日16人の予防管理
月間実日数22日とすれば、1月352人(約350人)の予防管理受診者数となる。

500人をSPTⅡにて算定、さらに長期管理加算が加われば、1人当たり1,150点
11,500円の医業収入となる。さらには変動費がほぼ0に近く粗利益率が高い…
350人×11,500円=4,025,000円

歯科医師用のユニット3台にて、約500万円
自費300万円、保険200万円(歯牙・根管治療、補綴治療、歯周治療)だとすれば…

300万円+200万円+400万円にて、計900万円
年間にすれば、10,800万円にて、1億超えとなる!

結局、歯科医師1名でも2名でも、
システム構築(か強診取得、SPTⅡ増、口腔機能管理…)次第で、
年商1億超えは可能である。

財務面でいえば…
年商:10,800万円
変動費:1,800万円
粗利益:9,000万円
固定費:7,200万円(専従者1,200万円)
利益:1,800万円

あとは、先生方が理想とする歯科医療スタイル次第ですね…
次回は、私が一番理想とするユニット6台モデルをお伝えします。

理想の歯科医院経営 -ユニット4台・歯科医師1名-

関東地区に再び緊急事態宣言が発令される今日、私は爆弾低気圧(吹雪)の中、
仕事先近くのマクドナルド(最近の定番)にて、この原稿を書いております。
結局、降雪が酷く、帰りは大渋滞、翌日は九州自動車動が通行止めのため、
車をクライアント様の先生の所に置かせて頂き、贅沢にも新幹線にて帰熊しました。

昨年一年間は、クライアント様における実践事例をこの投稿にてお伝えしてきましたが、
お陰様で読者の皆様の反響も良く、ぜひ続けて欲しいとの事でしたので、
今年は、私が考える「理想の歯科医院経営」を色んな方向から伝えさせて頂き、
皆様の医院経営のお役に立てればと考えております。

さて今回のテーマは、ユニット4台、歯科医師1名の理想の歯科医院経営モデルです。
このテーマは、私が10年前に九州各地にて「10年先の歯科医院経営を考える」と題して、
セミナーを開催したのですが、その時にご受講頂き、その後クライアントとして
永きにお付き合いしていただいている先生方が、
現在どのような業績かを踏まえてお伝えして参ります。

当時、ご参加して頂いたほとんどの医院様が、ユニット4台、歯科医師1名にて、
年商6,000万円以下でした。
私は、財務の観点から年商6,000万円以上ないと経営(医院運営)は厳しい状態を
存じておりましたので、まずは年商6,000万円をクリアするための経営戦略を
セミナー内にてお伝えしました。

戦略は、予防管理型システムを導入し、月間定期検診の来院者数を200〜300名にすること。
そして、当時は自費率を20%以上にすることを掲げておりましたので、その過程で、
歯科助手のT C(トリートメントコーディネーター兼任)化をお勧めしておりました。

月間の新患数が約30名であれば、30名の80%以上に、
必ず初診時カウンセリングシステムから始まる、予防管理型システムのレール(流れ)に乗せ、
基礎資料収集後のセカンドカウンセリング、予防カウンセリング、自費カウンセリングを行い、
目標管理ミーティングにて数値管理することで、
上記の数字(年商6,000万円)をクリアする医院様が続出しました。
これで、私も「予防管理型システム構築コンサルタント」から
「歯科経営コンサルタント」へと転身できました。

それからですが…
その間、学術力を高められた先生(インプラント、矯正、総合治療、M Iの自費化)は、
自費収入が増大し、自費率30%を超える様になり、ユニット4台、歯科医師1名においても
年商8,000万円を超えてきました。
もちろん「か強診」に認定され、保険収入(SPTⅡ、Ce、長期管理加算等)が
増えたことも大きな要因です。

当時、10年先を見据えて
・予防管理型システム構築
・自費診療増のための学術力、接遇力アップ
・訪問診療への取り組み
さらには「人財確保、育成、組織創り」に力を入れられた医院様方が
現在健全経営をしておられます。

現在の理想は…
ユニット4台、スタッフ構成7名(院長も含む)にて
年商 :7,800万円
変動費:1,200万円
粗利益:6,600万円
固定費:4,500万円
利益 :2,100万円
ここから、納税と返済がありますので、それ次第で余剰金は変わりますが…

月に直すと…
医業収入:670万円
保険:550万円
自費:100万円
物販:20万円
レセプト件数:450件
新患:30件
紹介:20件
定期検診:300件
延患者数:750-800件

これからは、色んなデジタル機器が出て参りましたので、
院内のI T化ならぬDX(デジタルトランスフォーメーション)化にしっかり取り組む、
来院者の皆様により良い歯科医療を提供できる、またそれらを来院者また地域社会に
しっかりと広報(P R)出来る医院様が永続的に成長発展し続けるのではないかと考えます。

歯科経営の基本項目
・学術:歯科に関する知識、技術、経験
・接遇:来院者に対する「接し方」「話し方」「心構え」
・環境:5S「清掃」「清潔」「整理」「整頓」「躾」
・設備:導入、使用、活用
・広報:健康と幸せの情報発信「来院者啓発」「医院P R」
・人事:採用、定着、育成、考課(評価)
・財務:損益、貸借、未来投資

上記に加え、「システム構築(診療、人事、予約、滅菌等)」にしっかりと取り組んで参りましょう!
毎年課題を決め、担当(責任)者を決め、実践・検証・改善を繰り返していけば、
毎年成長し続けるでしょう。
マクロン、そして私(松岡)は、広報と人事、そしてシステム構築のサポートに尽力します。

次回は、ユニット5台モデルについて書かせて頂きます。本年も宜しくお願い致します。

 

来年の経営計画書作成

12月初旬、とても天気が良いドライブ日和の日に、仕事先近くのマックにて、
この原稿を書いております。
丁度一年前の同時期に、このように天気が良いラウンド日和、陽だまりの中で楽しめたので、
今年の漢字一文字を「陽」に決めたのを思い出しました。

今年一年、このメルマガは実践(成果)事例をお伝えして来ましたが、
今回は、時期的に年末ということで、「来年の経営計画書作成」についてお伝えします。

今でこそ、私自身経営計画書をきちんと作成し、セミナーまで開き、
作成方法のご指導を出来る立場になりましたが、しっかり作成し始めたのは、
10期を過ぎたころ、スタッフ数も増え、組織的に業績向上、
もしくは生産性を高める必要性を感じた頃からでした。

運良く長期入院した時に、あまりにも暇だったので、
経営計画書作成の本を毎日何度も読み返し、先ずは弊社マクロンの経営計画書、
次にマクロン歯科医院(もし私が歯科医院の経営者であるならと考え)を作成しました。
(「災い転じて福と為す」です…)

さて、前置きはこれくらいにして本題に入ります。
経営計画書を作成する目的は、「より良い医院創りの設計をするため」です。
ネットで調べておりましたら、以下の文章がありました。
「計画なきところに実行なし、実行なきところに成果なし。」

経営計画(経営方針)書は、企業が計画的に経営を推進し、目標とする成果を収めるためのものです。
単なる理想的数字の羅列ではなく、その目標を達成するための
戦略・戦術・戦闘が具体的に明示されていなくてはなりません。
そして、その進捗状況を随時チェック・コントロールすることで、場当り主義から脱却を図り、
計画経営・羅針盤経営の企業形態になるのです。

その通りです!

マクロンの事業目的は、「永続的に成長発展する組織つくりのお手伝いです」ので、
真にクライアント様が成長発展するための設計図作りのお手伝いから始めないといけません!
本来であれば、一医院ごとに訪問し、作成しなければいけないと思うのですが、
物理的に難しく、年末の貴重なお休みを1日(約7時間)お借りして、共創しております。

経営計画書の内容は…
①理念、ビジョン、医院方針の明確化
②短中期(〜3年)事業計画
③本年度スローガン
④業績目標
▷医業収入
・保険・自費・物販
▷来院者数
・レセプト件数・定期検診数
⑤各分野の成長目標
・学術・接遇・環境・設備・広報(マーケティング)
・人事・財務・システム
⑥アクションプラン(行動計画)の作成
・何を・誰が・何時(年間、月間、週間)
⑦達成時の報酬決め
⑧コミットメント(決意表明記入)

作成後は、年頭にキックオフミーティングを開催して頂き、
スタッフと今年一年の目標、取り組み(成長戦略、戦術)を共有します。
その後は、月に一度の目標管理ミーティングにて進捗確認、改善を行っていきます。
この形を取るようになり、多くのクライアント様が毎年業績向上、目標達成しております。

多くの医院様の「業績向上、目標達成、永続的な成長発展」に貢献出来ればとても嬉しく思います。
読者の皆様が、来年もより良い一年になられることを祈念して…
今年もお世話になりました。感謝…

医院活性化について②

アメリカ大統領選挙の結果待ちの間に福岡太宰府市のスタバにて、
この原稿を書いております。
朝夕はかなり冷え込んでまいりましたが、皆様体調は如何でしょうか?

今回も医院活性化ミーティングに関してお伝えしたいと思います。
ご紹介するクライアント様は、
開業10年、ユニット4台、
スタッフ構成が歯科医師1名、歯科衛生士5名(内1名パート)、受付助手(2名)の計7.5名の体制にて、
月間医業収入が約700万円、レセプト件数400〜450件、定期検診数250件弱にて、
いわば、私が提唱するユニット4台の健全経営モデルです。

今後は、若手歯科衛生士の成長に伴い、ユニット1台増設(計5台)にて、
月間医業収入800万円(年商一億円)、レセプト件数600件、定期検診数450件を
実現すると院長とビジョンを共有しております。

このクライアント様のサポート内容は、月に二回の訪問です。
まずは、月初に、私が幹部ミーティング、全体(目標管理)ミーティング、
経営相談を行い、月末に、徳永が訪問し、スタッフ面談、幹部ミーティング(面談報告)、
全体ミーティング(カウンセリングスキルアップ研修会、最近では「症例発表会」)を行なっております。

今回は、私の全体(目標管理)ミーティングの内容をご紹介致します。
目標管理ミーティングでは、最初に「今年の医院目標の記入/確認」、
次に「今年もしくは直近の個人目標の記入/確認」を行います。
そして、この一ヶ月間の取り組みの検証改善(振り返り)を行います。
記入に約10分間、それから、二つのグループ(院長/チーフ、8名なので4名ずつ)に分かれ、
発表とフィードバック(承認、助言、激励)を行います。

もちろん、フィードバックを行うのは、院長とチーフですが…
最近では、先輩、同僚スタッフからのフィードバックもあり、この振り返りの時間は、
とても白熱して盛り上がっております。
以前は、一人当たり5分間の計20分間だったのですが、
最近では一時間ぐらいかかりとても充実した有意義な時間となりました。

他のクライアント様の院長先生からもお褒め頂いたのですが、
「この振り返りの時間がとても大切で、うちの医院では、とても重要な時間となってます。」
また「こうして、スタッフにフィードバックできる仕組みを作って頂き本当に感謝している」
「これを行うことで、1ヶ月の皆の頑張り、取り組みを評価でき、賞与支給時に役に立っている」
とのお声をいただいており、とても嬉しく思っております。

約二時間のミーティングの大半を、この振り返りに使うのは、当初は勇気が入りましたが、
やり続ける事で、上記の様な成果創造が出来ましたし、
他のクライアント様でも同様な成果創造が出来ております。

マクロンミーティングは、振り返りなくして成果創造なしです(笑)

振り返り(=行動管理)の後は、チーム別ミーティング、このクライアント様では、
歯科衛生士と院長/受付助手チームに分かれて、振り返りを行い、取り組みと成果のシェアを行います。

その後、数値管理(プロセス・業績)へと進みます。
プロセス管理は、この1ヶ月間のカウンセリングの数を項目別に管理します。
この管理がとても大切で、量が少ないとそれだけ来院者の健康価値観を高めることは難しくなり、
レセプト及び、定期検診数、自費契約に影響が出ます。

クライアント様毎に私なりの基準があり、それを満たしていれば、それなりの成果が出るのは、
これまでの経験で解ります。

このクライアント様は、私のクライアント様の中でも一二を争うしっかりとした取り組みをされております。
毎年業績が上がっていくのも当然の結果でしょう。

業績管理は、医業収入と来院者数を共有します。
健全経営ラインの医業収入に届いているか?
レセプト件数、定期検診数、紹介患者数は増えたのか?
お金も数も、私たちの取り組みを評価してくれます。成長の証です…
そのことをスタッフが理解し、自主的に取り組み始めた時にどんどん業績が良くなるのが解ります。

ミーティングで成果の共有ができる私は幸せ者です。
日頃は何のお手伝いもしていないのにですね(苦笑)…

成果を創るカウンセリングシステム構築、その後の運用である目標管理ミーティング、
この二つの二大サポートにて、弊社マクロンは、医院活性化と業績向上をサポートしております。
今回の医院活性化ミーティングの手法が、読者の皆様のお役に立てれば幸いです。

来月は、年末になりますので「経営計画書作成」についてお伝えしたいと考えております。

夕暮れのスタバにて…

医院活性化について①

医院活性化について…

マクロンの仕事は、
「医院活性化」「来院者の満足度・健康価値観向上」を通しての業績向上サポート、
また永続的に成長発展する組織創り(人事システム構築)のサポートです。
今回は、医院活性化に関してお伝えさせていただきます。

活性化=組織が活発になる

《松岡定義》
・組織とは…目的目標達成(実現)に向けて、皆が一丸となり、
役割分担がしっかりできているもの、いわば協働体であること。
・活発とは…常に活き活き、エネルギッシュであること。

今回は、とある私の1日を回顧して書かせて頂きます。
その日は、秋晴れのとても良い天気の日で、気分の良い一日の始まりの予感がしました。
今日は3医院様の経営相談と目標管理(業務改善)ミーティング運営です。

まず、午前9時からの医院様は、院長先生、副院長先生との
経営相談(ミーティング内容の打ち合わせ)から始まります。
この間、スタッフ達はチーフを中心に診療部、受付部に分かれてミーティングを行います。
会談が終わり、ミーティングスタートの時間になりましたら、チーフから、
「院長先生、松岡社長、申し訳ございません。まとめるのにあと10分間時間ください」
と申し出がありました。10分後、ミーティングスタートです。
冒頭は、診療部、受付部のそれぞれの代表より、
この1ヶ月間の取り組みと改善状況の発表、
そして、私、院長先生のフィードバック(承認、助言、激励)です。
発表は、とても良い内容で、ミーティング2回目にして、かなりの成果創造です。
その後、目標管理ミーティングを行い、予定より20分ほどオーバーして、
その医院を後にしました。取り組みも業績も良くかなり良い気分です。

昼食休憩後の午後2時より、2件目の医院様では、プロジェクトミーティング運営です。
この医院様は、かなり長い期間(10数年間)のお付き合いになります。
D R、D H、D A(受付)の3チームに分かれ、
それぞれのチームの目標(3つ)に対する振り返りを行い、発表して頂きます。
このカタチを3年間続けていますが、毎回しっかり取り組み成果創造しておられます。
この医院様の良さは、なんと言っても連携の良さです。
なんと今年のスローガンが「RENKEI(連係・連携)」です。
特にチーフの存在が素晴らしいです。
しっかり皆をまとめ、院長先生をリスペクトしてくれています。
彼女がチーフになってから、医院の業績も向上
(医業収入1.2倍、レセプト件数、定期検診数約200件増加)しております。
真に女神様です(笑)。
ミーティング後は、院長先生との暫し会談、ミーティング内容を踏まえ、
今後の展開を確認して医院を後にします。

夕方診療後に訪問の医院様は、「幹部ミーティング運営」
この医院様もD R、D H、D A(受付)、経営(院長・副院長)チームに分かれ、
各チームの代表にお集まり頂き1ヶ月の振り返り、発表、フィードバックを行います。
DRチームの目標は「自費収入の増大」に関して、DHチームは「予防管理システムの最適化」、
受付チームは「接遇力の向上と物販収入増」、受付チームの取り組みが特に素晴らしく、
受付チームは、凄く活性化されています。
日常業務の振り返り、質問事項などLINEグループで関わり、
また週に一度のミーティングにて、業務改善が行われ、成果も創れていました。

3医院様での仕事を終え、疲れるどころか、とても気分の良い1日を終え、
今日伺った医院様は、他の医院様と何が違うのか?を考えていましたら…
ある共通項がありました。

3医院様共に、素晴らしいチーフの存在でした。

チーフの存在が、皆をしっかりまとめてくれている。
だから医院が活性化していて、プロジェクトが前に進むのだ。
改めて、チーフの存在、育成の大切さを感じました。

私が思うチーフ像は…
この仕事(歯科医療)が大好きで、患者様が、共に働く仲間(院長、スタッフ)が大好きで、
医院が良くなる事に対して、率先垂範にて行動し、常に肯定的影響力を与えている人物です。

今回ご紹介した医院様には、そのチーフの存在が有ります。
また、もっと言いますと、そのチーフ達は、皆「リーダースタッフ育成塾」の卒業生です。
徳永恵美子トレーナーの基、数年間同志と学び、現場での実践にて、
このようなカタチが創れた事を、徳永共々喜んでおります。

医院活性化=チーフ育成+院長のモチベーションですね…

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