共創レポート

振り返りの重要性

親愛なる皆様、いつも大変お世話になっております。
いつものように、スタバにて朝活、この原稿を書き始めました。
季節の変わり目で、花粉症が気になりますが、マスクに手洗いと感染症対策しておりますので、
いつもより苦しくなく過ごせております。何事も対策することが大事ですね…

さて、昨日の研修会での1コマですが…
いつもの様に、目標管理ミーティングの振り返りを記入しておりましたら、
スタッフの1名が、
「これを書くようになってから自分自身の成長を感じられる様になりました」
との嬉しいコメントを頂きました。

この振り返り、そもそも能力開発トレーニングの一環として、
私自身は、かれこれ20年ほど前から始めていたのですが、
私自信が日々成長を感じ、成果創造を実感した頃から、
まずは弊社マクロンスタッフ(日報提出)、
数件のクライアント様で振り返りからスタートしたところ
医院活性化、業績向上に繋がっていきましたので、
現在では、ほぼ全クライアント様にて振り返りの記入を実施しております。

本来であれば、この振り返りの内容を基に個別面談を行い、フィードバックしてあげれば、
もっと良くなるのかな?とこの原稿を書きながら反省しております。
ただ私自身よりも、いつも共に仕事をしている上長(チーフ、主任、先輩スタッフ)が、
面談(コーチング)しても良いのではないかと強く思います。
今後は、その上長に私が行っている面談手法も伝授していきたいと考えております。

この流れで今回は、もう10年ほどのお付き合いとなる、
とても活性化されているクライアント様のご紹介をさせていただきます。

熊本県北部、開業からすでに50年を超え、
理事長先生は勇退、現在2代目院長(50歳代)、ユニット5台にて、
スタッフ7名(歯科衛生士5名、歯科助手2名)にて、日々地域医療に貢献しておられます。

何が良いかというと、スタッフ全員が自律していることです。
「自立」と「自律」
同じ「ジリツ」と書くのですが、何が違うのでしょう?

私の考える
「自立」は一人前であること。与えられた、任された仕事をしっかり出来ること
「自律」は、自分でもっと良くなることを前提に考え、実践し、成果を創ること

このクライアント様のスタッフ全員がこうなのです。
先輩、及び医院の環境(システム)が良いので、
ここ数年で入ってこられたスタッフの皆様も短期間で、
自立から自律スタッフへと変貌していきます。

このクライアント様の素晴らしい取り組み(育成システム)が、月報(振り返り)提出です。
私が使用しているフォーマットではなく、
B5サイズの白紙に課題は自由で(ここが大事なポイントだと思います)、
1ヶ月間の振り返りをレポート作成されております。
課題を与えるのでなく、自分で考え、レポート記入がスタートする。

私は、このクライアント様に訪問し、まず近況確認を行い、
次に財務諸表の確認、そしてこのレポートに全て目を通します。
その後個別面談(面談時レポートを基にフィードバック)を行い、
全体ミーティングにて現在の課題と今後の取り組みを共有し、
最後に院長先生との最終打ち合わせを行います。
計約4時間、とても充実した経営サポートで自画自賛です(笑)。

1つ忘れておりました。
提出されたレポートは、理事長、院長だけでなく、スタッフ全員で共有し、
1ヶ月の取り組み(労)を確認し合います。(これまた大事なポイントだと思います)

昨日訪問したクライアント様は、
来月よりパートナーコンサルタントの徳永恵美子にバトンタッチするのですが、
振り返りは毎月末に行い、院長先生に提出し、年末の経営計画セミナー時に、私に渡されるとの事です。
彼女達(約10名)の1年間の取り組みと成長が楽しみです。

今回は、振り返りの重要性について書かせていただきました。
月1振り返るなら、目標管理ミーティング冊子もしくは、フリーレポート。
毎日(日々)振り返るなら、徳永恵美子が考案し、
弊社マクロンで制作した「My-道描く本」の使用がお勧めです。
是非お問い合わせください。

マクロン商財の活用法③

親愛なる皆様、お世話になっております。
今日は、博多での朝活です!
スタバの受け取りカウンターの近くに陣取り、
スタッフの皆様のこころ温まる接遇を勉強させて頂いております。
本当に、一人ひとりにお声かけが違うのですね…

来週明けの研修会のレジュメ作成を仕上げたところです。
テーマは、予防管理型システムの第3講座(カンファレンス)です。
思えば、昨夏から新規で担当している医院様での
カンファレンス(症例検討会=その人検討会ともいう)は、スタッフ全員にとても好評でした。
先生は、前からやりたかったのですが、やり方が良くわからなくて…
スタッフの意見としては、
・もっと早くからやって欲しかった
・年齢によって、治療方針が変わるのですね…
・歯科医療の知識が高まった
・先生の考え(診断、治療計画)が理解できた
カンファレンス時のポイントは、この時間は「心理的安全性」を確保することです。

心理的安全性とは…
組織の中で自分の考えや気持ちを誰に対してでも安心して発言できる状態のことです。
心理的安全性が高い状況であれば、質問やアイディアを提案しても受け止めてもらえると信じることができ、
思いついたアイディアや考えを率直に発言することができます。
カンファレンスの時間だけでなく、私の研修会、ミーティングでは、
この「心理的安全性」を出来るだけ確保するように努めております。

申し訳ございません!
今回のテーマは、マクロンの商財活用法の第3弾でした。
それでは、本題に入らせて頂きます。

改めまして、マクロン商財とは…
マクロンが制作(クライアント様と共創)した商品のこと。
活用とは…
物の性質・働きが十分に発揮できるように使うこと。

今回のシリーズでは、マクロンの商財を活用し、
素晴らしい成果を創っておられる3医院様の取り組みを3か月に渡りご紹介させて頂いております。

1月:セレック導入後、自由診療収入が増加した事例
2月:短期間(〜1年間)で定期健診の受診者が激増した事例
3月:MIの自費化に成功した事例

今回は、MIの自費化に成功した事例をお伝えします。
そのクライアント様に初めて伺いましたのが、かれこれもう7年前、
当時からマイクロスコープを導入され、精度の高い「精密治療」を行われていました。
最初から、MIの自費化をお願いされたわけでは無く、
当時は医院活性化、業績向上のサポートをして欲しいとのご依頼でした。

ユニット5台、スタッフ構成が、歯科医師2名、歯科衛生士2名、歯科助手2名、受付1名、
業績が、月間医業収入800万円ほど、レセプトが400件ほどの状況でした。
業績は良いのだが、経営(財務状況)が上手く行ってないとのことで、
財務諸表の分析、今後の人員構成、また経営戦略を練る中で、
院長先生のビジョンに「MI診療の自費化」が明確に入っておりました。

通常は、業績を良くし、いわば健全経営状態(今回のケースでは、月商1,000万円)をつくり、
先生の願望を叶えるという順番で行くのですが、
今回のケースでは、先生の願望が余りにも強かったのと、
むしろそこに取り組む事が、業績向上(自費率向上)にもつながると判断し、
マイクロスコープの導入、MIをベースとしたカウンセリングシステムを構築しました。

取り組みとしましては、お決まりの初診時カウンセリング後に、
基礎資料収集、セカンドカウンセリングと進むのですが、
このセカンド時に、マイクロで撮影した映像を活用しました。
さらに、MI症例を増やし、セカンドカウンセリング後のサードカウンセリング時(治療方針決定)に
症例を見せながらご提案しました。

これにプラス、新患数も多かったので、来院者全員に当院のコンセプトを理解してもらおうと考え、
医院案内の他にMI専用のリーフレットを作成しようという事になりました。
制作後は、セカンドカウンセリング終了時に配布する事にしました。

リーフレットの内容ですが、
当院の目指す治療「むし歯を繰り返さない治療」と題し、以下の内容(12P)にて制作しました。

・人工歯では真似できない、天然歯の役割
・当院の目指す治療
・精密治療の必需品「マイクロスコープ」
・治療の流れ
・精密治療で出来ること
・よくある質問(Q&A)

取り組みから、約5年経過した現在、福岡県いや全国規模でもトップクラス(量・質共に)の
MI診療を提供できるクリニックへと成長されました。

スタッフも増え(DH:7名、受付助手:3名)、業績も伸び(当時の約1.5倍)、
ユニット台数はそのままですが、マイクロスコープの台数(1→4台)も増えました。
現在は、副院長、また認定DH、他のDHも使用、活用しております。
今後、私が目指す「MI自由診療型歯科医院」のビジネスモデルとなりました。

リーフレットを制作したからの成果ではなく、
あくまで院長先生を始めとするスタッフ皆様の取り組みの成果であり、
弊社制作のリーフレットは、このような躍進の一役を担ったのではないかと嬉しく思います。

弊社マクロンデザイン部では、今後もこのような商財を一つでも多くクライアント様、
業界に提供できればと念います。
既製品、オリジナル商品数多くラインナップしておりますので、
是非とも弊社トゥースマイルサイトをご覧ください。宜しくお願い致します。

では、来月からまた新展開です。ご期待ください!

マクロン商財の活用法②

親愛なる皆様、お疲れ様です。
いきなりですが、先週末に異変が起きまして…
携帯電話(スマホ=iphone)のパネルを操作していると反応が無くなりました。
全く操作が出来なくなりまして、5日間経った現在もまだ通話ができない不都合な状態です。
連絡が取りづらく、困っておりますが、5日も経てば、何だかこの状況にも慣れてきまして、
携帯が無くとも仕事も出来るし、生活も出来る。
こうしてメルマガの原稿を書く時間が増えたと思えば、肯定的な解釈なのかな?
と前向きな気持ちになれております。
今週中には、復旧できそうです。

先日、「このメルマガの昨年配信分のスタッフ面談の内容を参考に面談を行いました」
とお礼のメールがありました。
また、「松岡社長が実践しておられるコメダ珈琲店様での朝活がとても参考になり、
実践している」とのお声があったり、さらには、丁度昨年の今頃の投稿だったと思いますが、
ユニット5台の健全経営モデルの業績目標を全てクリアしたとの嬉しいご報告があったりと、
このメルマガを見て頂いている先生方に少しでもお役に立つことが出来、嬉しく思いますので、
ネタが続く限り投稿を継続したいと考えております。

また春頃からは新展開、パートナーコンサルの德永恵美子(Officeツグミ代表)の力も借りての
メルマガならぬ動画配信も検討しておりますので、準備が整い次第配信したいと考えております。

さて、本題に入りますと…
この3ヶ月間の内容は、マクロンの商財活用事例です。

マクロン商財とは…マクロンが制作(クライアント様と共創)した商品のこと。
活用とは…物の性質・働きが十分に発揮できるように使うこと。

今回のシリーズでは、マクロンの商財を活用し、
素晴らしい成果を創っておられる3医院様の取り組みを3か月に渡りご紹介させて頂きます。

1月:セレック導入後、自由診療収入が増加した事例
2月:短期間(〜1年間)で定期健診の受診者が激増した事例
3月:MIの自費化に成功した事例

今回(2月)は、短期間にて定期健診の受診者が激増した事例をお伝えします。
今から約3年前、事務長からご相談というよりお願いがありました。
「松岡社長、お願いがあります!来年秋に念願の予防管理センターを増床することになりました。
そこで、予防管理型システムの構築、つまり定期来院者(予防受診者)の増加、
管理法のご指導をお願いしたいのです。」
このクライアント様は、これまでも業績がとても良く、治療中心の医院様でした。

パートナーコンサルタントである德永恵美子の指導のもとTC3名による
カウンセリングシステムも機能しており、自費率も50%を超えておりました。
私は、経営相談と医院全体のチームビルディング研修を担当しておりまして、
とても活性化された良いクリニック様でした。
ただ、アポイント状況が厳しかったので、予防管理型システム導入に踏み切るには、
ユニット増設、つまり増床、もしくは近隣に分院建設しかなかったのです。

どうせやるからには、ということで…
以前から、私は治療と予防の割合を治療:予防が、1:2の割合が良いと思っておりましたので、
治療6台(当時9台)、予防12台をご提案しました。
ですので、計18台ですので、9台の増設となります。
結果6台の増設、計15台となりました。
治療6台:予防9台(初期治療含む)の最終形(ビジョン)を構築しました。

ユニット1台あたり、月150〜160人ですので、6台にて月間900人から960人ということで、
予防管理センター開設より、3年間で上記の960人達成を目標としました。

最初は、ユニット6台は、予防専用という事ではなく、
DH専用ユニットということで、アポイントを組みました。
定期健診の受診者が、当時は100名弱でした。
新規の患者様は多い(月80-100名)医院様でしたので、基礎資料収集、セカンドカウンセリング後の
初期治療中にDHカウンセリング(虫歯・歯周病)を行い、歯周病検査3回目後に、
安定期治療(SPT)のご案内をするといった予防管理型システムのセオリー(原理原則)を
DH全員(当時約10名)に指導し、徹底して行いました。
ここまでは、他の医院様と同じ指導なのですが…
DH全員に対する予防管理型システム研修会の最後に
「リコールオリエンテーション(定期検診のご案内)」を指導したところ、
私が患者様に対して説明する文言のリーフレットを作成して、
患者様にお渡ししたいという意見が、チーフDHより出ました。
そこで、チーフDH、事務局のN様、弊社デザイナー下田、私による4人での共創が始まりました。

定期健診のご案内の内容です。
治療を終えられた方にお伝えしておきたい「定期健診のお話」と題し…
・お口の未来は、歯科医院との付き合い方で決まる
・定期健診の内容項目
・歯科医院のかかり方で、年齢と共に差が出る歯の本数(グラフ)
・予防歯科の特徴(大きな3つのメリット)
・事前予約制度のご案内とメリット
上記5項目を、A4サイズ両面(わかりやすいイラスト及び写真付き)にて作成しました。

秋(9月)のオープンでしたので、逆算し、6月からご案内(3ヶ月リコール)を始めるとのことで、
制作期間が3月末、説明会が4月、5月にトレーニング、6月案内開始としました。
やはり、こうしてタイムスケジュールをしっかり構成することが、
プロジェクト成功の鍵となると後々改めて感じました。
また、事務長の尽力による、懸念しておりましたDH5名の確保(新卒、中途合わせ)も
しっかりと出来ていることも付け加えておきます。

結果です!
プロジェクト開始前は、月間100名弱が
1年後…予定者数:257名、来院者数:240名、予防率:94.5%
2年後…予定者数:471名、来院者数:431名、予防率:91.5%
そして、プロジェクト開始から3年目の
現在(令和3年12月の業績)は…
予定者数:798名、来院者数:762名、予防率:95%となっております。
もちろん、ご案内の強化だけでなく、数値管理者の担当を決め、
毎月の報告、状況をDH全員にて共有しております。

現在は、目標の960件に近づいてきたので、更なる来院者満足度の追求と
新たな歯科医療(マウスピース矯正、審美補綴、ホワイトニング等)の提供、
提案をすべく日々努力精進しておられます。
さらに業績が向上していることは言うまでもありません…

マクロン商財の活用法①

今日から仕事始め、出社し、スタッフ達と顔合わせ、月例会議を終えてからの健軍神社参拝、
今年初となる仕事先へ渋滞を気にしながら移動、クライアント様付近のコメダ珈琲様に陣取り、
この原稿を書き始めました。
とは言え、お正月にて店内は大混雑しておりまして、ただいま入り口付近のソファにて待機中、
それでもこうして書けるスペースがあるのはコロナ禍だから?
今日は、この後昨年秋に新規ご開業された医院様のキックオフミーティングの運営サポートを行う予定です。

そういえば、昨年この1月号の原稿を書いていた時は、
外は吹雪の中、仕事帰りは大変な思いをしたのを思い出しました。
今年の移動は、大丈夫そうです…

今年のメルマガのテーマは決まっております。
ズバリ「マクロン商財の活用法」です。

マクロン商財とは…
マクロンが制作(クライアント様と共創)した商品のこと。
活用とは…
物の性質・働きが十分に発揮できるように使うこと。

商財を使う目的は何なのかですね…
使う目的と目標を明確にする!

今回のシリーズでは、マクロンの商財を活用し、
素晴らしい成果を創っておられる3医院様の取り組みを3か月に渡りご紹介させて頂きます。
1月:セレック導入後、自由診療収入が増加した事例
2月:短期間(〜1年間)で定期健診受診者が激増した事例
3月:MIの自費化に成功した事例

今回は、まずセレックPRのために制作した小冊子の活用法についてお伝えします。
セレックを導入し、セレックの良さを来院者にお伝えするために、
ということにて制作ご依頼がありました。
従来の案内(リーフレット)では、セレックの良さは、以下の様な事が伝えられておりました。

セレックが出来ること、セレックの商品特徴
1.光学印象であること
2.治療期間の短縮
3.一定の品質
4.他のマテリアル(素材)より安価であること
5.金属アレルギーの回避
以上が、主に説明されていました。

そこで、マクロンでは、上記に加え、以下のことをお伝えするようにしました。
セレックを前面に打ち出すのではなく、
医院コンセプトである「歯と身体の健康のこと」を前面に打ち出す。
そして、その中でセレックという選択肢があるということをお伝えする。

5つのポイント
1.自分の歯を残すことが健康につながる
2.「二次う蝕(むし歯)」を作らない、治療を繰り返さない
3.素材を選ぶときのポイント
4.「セラミック治療」という選択肢があること
5.お口の健康を守るには「予防歯科(定期受診)」が大切であること
上記を計12ページにまとめました。

そして、使用法として、対象者の患者様には、全てお渡しする。
さらに、お渡しする際に、必要部分の説明をしてからお渡しする。(セカンドカウンセリング時)
上記の使用法を徹底すると、一月15ケース以上の目標を毎月達成しておられます。

セレックを売るのではなく、
「お口の健康を維持し、全身の健康を実現すること」を提案されている結果だと思います。
真に「モノ」を売るのではなく「コト」を提案する。ですね…

何しろ開業5年目にて、ユニット5台(開業当初は3台にてスタート)にて、
DH5名(担当制)、DA2名(受付含む)、年商1億円突破、
毎月の定期健診の受診者数が300名を超えておりますので、
来院者またスタッフの皆様としっかりしたコミュニケーションを確立し、
モチベーションを高めておられることで、
地域一番の予防歯科に近づいていることがとても素晴らしいし、嬉しく思います。
私の理想の歯科医院の健全経営スタイルです…

オリジナル商財の制作をお考えの医院様は松岡までお問い合わせください。

スタッフ面談

早いもので、今年最後のメルマガの原稿を書き始めました。
今回は、朝活前のコメダ珈琲店で原稿を書いております。
窓際に座り、背中越しに日差しが、ポカポカ気持ち良い心地です。
思えば、コロナ禍の昨年春、朝から出社し、お昼からは、ほぼ毎日の様に、
2〜3時間こちらにお世話になっておりました。
お陰様で、以前から構想にあった「歯科のことがわかる本」の原稿を書き上げることが出来ました。
真に「ピンチはチャンス」でした。

この現象は、クライアント様方も同様で、昨年からのコロナ禍でも、全クライアント様が業績向上、
過去最高の業績のクライアント様も多数有り、憶測ですが…コロナ禍で時間が取れ、
空き時間を何に使うか?という選択肢の中、お口の健康にという方が増えたのではないかと考えます。
コロナ禍が収束し、日常に戻ってからが、本当の勝負なのかもしれないと氣を引き締めております。

11月末に、年末恒例の「経営計画書作成セミナー」の前半(目標設定:重点目標、業績目標、成長目標)
を終え、今週末(12月12日)に後半のアクションプラン作成を控えております。
前半のセミナーを終え、数名の先生に感想をお尋ねしましたが、オンラインでも問題ないが、
質問できないのが淋しいかな、という事でした。来年はリアル開催予定です。

今年のセミナーでの講演は、夏の人事強化セミナー、
そして今回の経営計画書作成セミナーの2回なのですが、
夏の人事強化セミナーでご一緒させて頂いた、パワーパートナーである
ナインデザイン飯田社長が、素晴らしい商財を制作されました。
その名も「採用マニュアル」です。
私もリリース以前に内容を見せて頂きましたが、確かにここに書いてあることを実践すれば、
成果を創れると確信しましたので、是非お勧め致します!
それでも、上手くいかない場合は、飯田社長もしくは私までご相談ください。

今回は、最近久しぶりに行っております「スタッフ面談(3例)」についてお伝えします。
一つ目の事例は、なかなかモチベーションが上がらないスタッフ
二つ目の事例は、卒後5年目、今後の方向性が見えないスタッフ
三つ目は、成長支援面談にて医院活性化、業績向上に貢献できた事例です。

まずは、一つ目から…
副院長、チーフDHからご相談を頂き、自分達で指導しても中々上手くいかないので、
一度面談して頂きたいとのことで、面談(約30分間)を実施しました。
最初は、新人には半年経った時点でお話を聞く様にしていると嘘をつき(笑:嘘も方便です)
現状のヒアリングをすると、何をやっても上手くいかない、
このままだったら迷惑をかけてしまうので、退職を考えているとのことでした。
私は、歯科衛生士の仕事は好きですか?と問い、好きだという返答だったので、これはイケると思い、
現在何が上手くいってなく、先生、先輩からは、何を期待されているかの確認を行いました。
そしたら…出るわ、出るわ、数多く出ました。
そこで、先輩に早目に覚えて欲しいことを5つ聞く様にアドバイスしました。(すぐに行動してくれました)
そして、その5つに優先順位(取り組む順序)をつけて取り組むように伝えました。
甘いようですが、一つ一つです。
・現状と理想(ゴール)を明確にする
・問題点と改善策を話し合う
・最後に行動計画を作成する

業務リストと育成カリキュラムがあり、それをしっかり指導できるトレーナーが居て、
その進捗チェックをしっかり行えば、本当に育成は難しくありません。
あとは本人の努力次第です。
結果…明るく課題に取り組んでいるという報告を聞き安心しております。
時折、面談してあげようと思いました。勿論、追加料金を頂いて(笑)

次に、二つ目の事例は、業務リスト作成のヒアリングをしていたら、スタッフの方から、
この先何を頑張れば良いのかが判らないと相談があり、
この先のライフプランを聞くところから面談を始め、
28歳までに結婚し(現在25歳)、30歳までに子供を産みたいとの事でしたので、
独身時代にとにかく勉強することをお勧めしました(当然ですが…)。
何故なのか?
女性は、結婚すれば帰宅後、家事が必要となります。子供が産まれれば育児が必要です。
さすれば、勉強する時間を確保するのが、とても難しくなります。
なので、今のうちに貯金(勉強)しておくことを勧めました。
歯周治療と予防管理を学びたいとの事でしたので、
診療終了後(帰宅時ラッシュに巻き込まれるのを避けるため)に毎日30分から1時間の読書
及びレポート書きの時間確保をして、週に一度判らないことを院長に確認すること、
学びと実践することを必ず明確にすることを伝えました。

先日、伺った時に尋ねたら、週に3、4日は実践しているとの事。
今まではやってなかったので、ある意味進歩ですね、
あとは継続してくれるのを祈るのみですが、継続はやはり成果創造ですね、
自分なりの手応え、上長のフィードバック、もしくは患者様からの感謝の言葉、
これらを体験することで継続可能だと思います。
ということで、私が面談する際には、先程の質問を行います。
・何か手応え(変化=成長・成果)は有ったかな?
・先生、先輩から何か言われた?
・患者様から、何か言われた?

さらに、三つ目の事例です。
この医院様は、これまで奥様が主にメンタルケアの面談を毎月なさっていたのですが、
今期(7月)から、成長支援のための面談をご依頼頂きました。
これは、一番の得意分野ですので、快く承諾し時間の関係からスタッフ7名を2グループに分け、
隔月の面談としました。

内容は…
・現在の目標は?
・頑張っていること教えて?
・どんな成長、成果が創れた?(成長成果の承認を行い、フィードバックします)
・貴方が観て、他の誰が頑張っている?(これを聴いて、ミーティング時に役立てております。)
例)Aさんから聴いたけど、Bさん、頑張って、こんな成果創ったんだって(凄い!)
・今後の目標は?
・目標達成の為に、この先何する?
・欲しいアドバイスは?

先月、奥様の方から凄く雰囲気が良く(以前から良かったのですが…)、
皆一段と明るくなったとの報告がありました。
勿論、今期も業績向上にて良かったです。
関わりも継続が大事ですね…
今回は、久しぶりに行い成果を得られたスタッフ面談の事例をご紹介しました。
何かご参考になれば幸いです。

今年も一年お世話になりました。
このメルマガの原稿を書き終えましたので、次は新春ニュースレターのご挨拶文です。
メルマガは、医院活性化、業績向上の実践事例
ニュースレター挨拶文は、近況報告と新しい一年における決意と取り組みです。

近況報告に、目標の80台(年末に最終ラウンド予定)が出ました!
と書けるように、練習頑張ります!

新卒歯科衛生士の育成手法

親愛なる皆様、今年も早いもので、あと2ヶ月となりました。
丁度、新しい月が始まった本日11月1日(月)、夕方の仕事前に、
クライアント様近くのスタバにて、この原稿を書き始めました。
先月は、歯の痛みもあり、QOLが低下し、1週間ほど食事が十分に出来なかったので、
体重減少(約2Kg)、現在は、痛みもなく食事も取れておりますが、体重は維持しております。

今月末に控えております、一年を締め括る大イベント(私の中では)
「経営計画書作成セミナー」へのご参加も多数頂き、日々スライドチェックに励んでおります。
(今回は、初のオンライン開催なので、スライドをいつも以上に充実しておかないと思っております。)

そういえば、先月嬉しい出来事(報告)がありまして…
採用(面接)のお話です。7月に開催致しました「人強セミナー(採用編)」にて、
お伝えした「履歴書の見方、面接の手法」、採用における良き判断基準ができ、
現在の採用にとても役立っているとの事でした。

先程も、今回のセミナー受講後、即「給与システム構築、カラー求人票作成」ご依頼の先生より、
歯科衛生士専門学校から3名の見学申し込みがあったとの事、成果創造をサポート出来、嬉しい限りです。
やはり、行動こそ真実!
学びを実践(行動)に変えていくと成果を創れるのですね…

さて、今回のテーマは「新卒歯科衛生士の育成手法」
この春、新卒歯科衛生士3名の採用に成功された医院様より、育成システム構築のご依頼を頂きました。
そこでの取り組みをご紹介したいと思います。

実は、その前の年、新卒歯科衛生士を4名雇用し、育成したクライアント様の事例を参考に構築しました。
その名も「親子制度」。
このクライアント様は、前年も新卒2名が入所したのですが、成長に差が出来てしまい、
残念ながら1人が退所という状況となり、次こそは、全員3〜5年勤めていただこうとプロジェクトを組み、
発足したのが「親子制度」です。

トレーナーが母親、メンターがお姉さん、という具合に3人一組で、育成していくというシステムです。
このクライアント様の成果ですが、4人の成長速度にバラツキこそありましたが、
入所後1年、誰1人辞める事なく続けてくれていますので、一つの成果が得られましたので、
これを参考にしようと思った次第です。
トレーナーが指導し、メンターが相談役、サポート(フォロー)を行うというカタチです。

入所の3ヶ月前から、まずは院長先生と育成計画を立て、チーフに相談し、
トレーナー3名、メンター3名の選出を行いました。
次に、業務リスト・育成カリキュラムの見直し
そして、育成時間の確保
さらには、週に一度の検証改善の時間確保、
贅沢にも…Officeツグミの歯科衛生士育成トレーナーである金子優子が、月1回訪問し、
新人育成研修会(全6回)を行っております、そこにもメンターが同席しております。
最後に、付け加えますと…
週に1度は、院長先生が自ら新人3人との会談の時間(約30分間、メンターも同席)を取り、
医院理念・方針、医療倫理観などをお伝えになられております(現在進行形)。

先日、入所半年を機に、私自身が、
基礎資料収集(X線写真撮影10枚法、口腔内写真撮影5枚法、歯周病精密検査)のテストを行ったのですが、
3人とも手際がよく、スピードも申し分ありませんでした。
あと今後の課題は規格性ですね…
他の業務(患者誘導、接遇、バックヤード、診療アシストなど)も十分にこなし、
これからの半年間で、歯科衛生士業務(口腔衛生指導、歯周治療、予防管理、カウンセリング)などを
指導、育成、習得していく予定になっております。

今回、この育成システムを投稿しようと思いましたのが、新卒歯科衛生士が入ったが、
・なかなか育たない
・伸びが遅い
・すでに辞めてしまった
などの声を聞きますので、少しでもその様な医院様のお役に立てればと思ったからです。
大事なことですので、繰り返します。

①トレーナー、メンターの選出
②業務リスト、育成カリキュラムの整備
③育成時間の確保
④週に一度の検証改善の時間確保
⑤院長先生との会談の時間を持つ

こうして書いております時に、偶然にも今年入った歯科衛生士の伸びが悪いので、
アイディアが欲しいというメールが(出来過ぎですね…)
このメルマガを見て頂くようにと返信しました(笑)。

それでは、今年もいよいよあとわずか、体調管理に気をつけて、良き1年を締め括りましょう!

経営計画書作成セミナー

親愛なる皆様、お疲れ様です。
新しい一年が始まりました。弊社マクロンの事です。
弊社の一年は、10月から翌年の9月末となります。
何故、そうなったのか?
と言いますのは…
私の起業が、丁度22年前の10月1日の日曜日だったからです。
ということで、22年目のシーズンに入ります。

こうして、また新しい一年を迎えられるのも、
日頃から親しくさせて頂いているクライアント様、
またマクロンのスタッフ達、パワーパートナーの皆様、
あと家族の支えに改めて感謝している午後のカフェです。

原稿を書いている現在ですが、実は今週初めより、
左下に歯の痛みが出まして、大変な思いをしております。
Q O Lは著しく低下しますね、
食事(美味しく食事ができない、大好物のビールも控え目に)、
趣味(ゴルフの練習も控え)、
歯科医院に通院される患者さんの気持ちがよく解るようになったのが、
今回一番の学びです。
一応来週初めに受診を予定しているのですが、
仕事柄行く先々で先生方にご心配また応対して頂き、本当に有難く思います。

20代前半以来の歯の痛み、もうかれこれ30年ですか…
30代後半より予防しておりましたので、ここまで歯のトラブルは、
何もなかったのですが、ここに来て…やはり歳ですか?
この状況報告は、また来月以降にでも…

また、原稿を書いておりますと、先ほども嬉しいご報告が二医院様より、
一医院様は、4年前のサポート開始以来、
目標に掲げた数値(定期検診の月間来院者数)が、先月達成したとの事

もう一医院様は、5年前に福岡開催の予防管理型システム構築研修会(全6回)に、
チーフとお二人でご参加された医院様で、
「あの時、松岡社長が仰った定期検診の月間来院者数300名を5年以内に達成するという
目標を立てた方が良い、というのを聞いて、ずっと目標にしていて、先月達成しました」
と…本当に嬉しい限りです。

さて、今回のテーマですが…
開催を来月に控えました「経営計画書作成セミナー」について書きたいと思います。
このテーマにしましたのは、実は何を隠そう、この原稿を書く前に、
弊社マクロンの第22期の経営計画書を書き上げたばかりだからです。

以前、読んだ書籍に、「将来実現したい事は、紙に書くと良い」と書いてありまして、
それ以来、プライベートのこと、仕事のこと、将来のことをドリームリストと題して
毎年50個書くようにしております。
年末の振り返り時に見返すと、多い時で年に5つ、少なくても1から2つは実現するのですね、
ということは、一番大事な仕事におけること(目標)は、紙に書き残しておかないといけません。

経営計画書は、1年間の業績目標、成長目標、達成のためのアクションプランを作成します。
個人のモノであれば容易いのですが、これが医院全体となると、色々と考えなければなりません。
①健全経営のための業績目標
②歯科医療、医業分野のレベルを高めていくための成長目標
大きく上記2点の目標設定から行います。

①業績目標は、
まず、医業収入、その内訳(保険収入、自費収入、物販収入)
次に、来院者数(1日のアポイント人数、レセプト件数、新患数、紹介数、定期検診数、延患者数)

②成長目標は、歯科経営における重要8項目
学術、接遇、環境、設備、広報、人事、財務、システム

〈学術〉知識、技術のアップデート
〈接遇〉来院者に対する「接し方、話し方、心構え」
〈環境〉5S(清掃、清潔、整理、整頓、躾)
〈設備〉現機材の使用活用、新規設備の導入、活用
〈広報〉医院内外における、啓発(健康価値観を高める)活動
〈人事〉採用、定着、育成、評価
〈財務〉健全経営体質にするための財務指標を明確にする
〈システム〉成果を創り続けるルーティンワークの構築

上記の項目に目標を設定し、取り組んでいくわけですが、
院長先生お一人で、これが出来るかと言ったら、出来るのですが、
とても大変なので、医院全体で取り組んでいく。

アクションプランを作る際に、取り組みをスタッフに振り分けていきます。
振り分け後は、取り組み時期(タイムスケジュール)を作成します。

本来であれば、じっくり2、3ヶ月かけて思案し、作成された方が良いと思うのですが、
いつも懸命に診療されている先生方、そんな余力(時間)を日々の中で創り出すのは、
とても困難だと思います。
そこで、従来は1日(約6時間)かけて作成するのですが、
コロナ禍の現在、感染リスクを避けるために今回は、3時間×2回(日)に分けての開催となりました。

来年度の経営計画書を一緒につくられませんか?

頭が働く午前中(9時から12時)に、集中して取り組みましょう!
「良い歯科診療は、診断・治療計画書の立案」から「良い歯科経営は、経営計画書の作成」からです!

来年も良い年に、これまでで最高の一年にする!
と決意された先生方は、ぜひご参加下さい。ご参加、心よりお待ちしております。

今回のメルマガは、経営計画書作成セミナーのご案内になってしまいましたが、
私は、今私の事業の中で、これが一番大事なサポートだと自負しております。
何卒、よろしくお願い致します。

活用事例(マクロンショット)

親愛なる皆様、いかがお過ごしでしょうか?
今日は、少し暑さが和らいだ福岡の朝にて、この原稿を書き始めました。
毎回この原稿は、福岡宿泊時、仕事前のスタバか、遠征先大分のクライアント様近くのマック、
そして地元熊本では、自宅近くのコメダ珈琲なのですが、今日はホテル内です…

書き出しは…「心に響く言葉」(職場の教養:令和3年8月18日)です。
〜誰しもが、言葉によって励まされたり、
勇気づけられたことがあるでしょう。
言葉には、人の心や考え方を変える力があります。
心に響く言葉は、私たちの原動力となり、励ましの言葉は、
私たちを前へと導いてくれる力になります。(一部抜粋)〜

私も起業当時、参加した研修会内で、講師のW先生から、心に響く言葉を頂きました。
それが現在のマクロンのコンセプト(経営方針)の一部となっている「健康と幸せの情報発信」です。

私の仕事、マクロンの仕事は、全てこの言葉がベースとなっております。
人が健康になる、幸せになるための情報発信をし続ける。
その為の「経営相談、院内研修会、個人面談、媒体(来院者啓発・医院広報ツール)制作」
を行っているのです。

今月のテーマは、何にしようかな?
と思っていたら、先日訪問した医院の院長先生から、とても良いお話がありましたので、
その件についてお伝えしたいと思います。

採用に関するお話なのですが、その医院様は、学校との関係性がとても良く、
この3年間で、新卒歯科衛生士4名採用しております。この春2名入所のスタッフは、同じ学校からです。

定期的に学校へのご挨拶もですが、丁度この春、
マクロンショット(ホームページ掲載用及びリクルート用の動画撮影)をご依頼頂いたのですが、
その際撮影した卒業生の懸命に楽しく働いている写真を学校の先生に送付しておられたのです。
(勿論、丁寧な添え状と一緒に…)

先日、他医院様でもこのようなことがありました。
撮影した写真を院長先生に確認してもらうとお礼と共に、
働いている姿を親御さん(もしくはご家族)に観てもらう様にスタッフに渡したいと…
なるほど、よくよく考えてみれば、授業参観は成人してからは無いので、働きぶりを観る機会って、
なかなか無いのだなと改めて思いました。
本人は照れ臭いかもしれませんが、私も子を持つ親としては、このような計らいは嬉しいですね…
マクロンショットの新たな活用事例でした。
ただ、これもスタッフとの関係性が良くないと出来かねますので、
改めて院内コミュニケーションの大切さを感じました。

このように、弊社にて制作したツールが、いろんな場面で活用されることをとても嬉しく思います。
このメルマガの読者の方からの活用事例の情報お待ちしております。(勿論、お礼はさせて頂きます…)

確かに、思えばカウンセリングパワーアップキット(略称:CPP)をご活用の医院様は、
毎年定期来院者数の増加及び予防率の向上が見られますし、
補綴の素材案内リーフレットを説明配付されている医院様の自費収入(自費率)も増加しております。
今回書いた「健康と幸せの情報発信」を如何に継続して実践するかですね…

私の敬愛する青木仁志(アチーブメント代表)の格言です。
「当たり前のことを当たり前に、特別に、熱心に、しかも徹底的に、実行することが成功への道」

私自身も日々、医院活性化、業績向上のサポートをしておりますが、やることは毎回同じです。

目標管理ミーティングは、
まず、目標(医院・個人)の明確化と共有
次に、振り返り(行動管理)
そして、数値管理(プロセスと結果=K P I管理と業績管理)
それから、課題を決めてのディスカッション
最後に、今後の取り組みを決める!

今日もこれから3医院様のサポートです。
上記の格言通り、凡事徹底して参ります…

ニュースレターの活用法

暑い日が続いておりますが、皆様いかがお過ごしでしょうか?
月初恒例、コメダ珈琲店内での朝活前にこの原稿を書き始めました。

先日、久しぶりに阿蘇山頂(草千里、阿蘇展望所:標高約1,100m)へ行って参りました。
とても天気が良く、熊本市内を一望、遠くには有明海、島原半島(普賢岳)、
天草下島まで見渡せ感動しました。

今年に入り、口腔機能管理システム(特に高齢者の口腔機能低下症)構築に力を入れ始め、
かなりカタチになり、もう少しでこのメルマガの記事になるかなと思いつつ、
今回のテーマを何にしようかな?と考えておりまして…
先月訪問の際、とても嬉しかったことがあったので、それを記事にしようと思いました。

本編に入る前に…
昨晩自宅で晩酌しておりましたら、先々月マクロンショットを納品し、
動画をホームページアップにアップした途端、歯科衛生士1名、歯科助手1名からの
応募があったとのメールが入り、お酒が更に美味しくなりまして…
翌日、デザイン部担当の下田と喜びを共有しました。
そして、またカラー求人票の納品先の2医院様から、在学生より医院見学希望の連絡が
入ったとのこと。成果が出て嬉しい限りです。
上記の事案も嬉しかったのですが、ここからが本編です。

とても嬉しかった出来事とは、クライアント様のケア用品セットに
弊社デザイン部の竹田が制作しております「いろ歯通信(毎月発行)」が同封されていた事です。
(写メを載せたいところですが…)
私愛用の歯ブラシ(SP-T:3本セット)にうがいコップと医院名入りのボールペン、
この中に「上手なうがいのやり方(第33号)」が入っておりました。
もちろん購入し、社内にて皆で現物を観て、喜びを共有しました(笑)。

他のセット商品を見ますと、それぞれに商品内容に合った最適な健康情報が入っております。
このような一手間、一工夫がやはり患者さん思いですし、業績向上に繋がっているのだな、
と改めて感じました。キーワードは「創意工夫」です。

弊社制作の「いろ歯通信」の活用法は、以前にもお伝えしましたが…
・レセプト件数が300件までの医院様であれば、全患者様への配布
・定期検診受診者(月300件まで)の方への配布
・バックナンバーは、新患様への配布、待合室、トイレ、チェアサイド等に3種類ほど設置しておく
・来院患者様とのコミュニケーションツール(裏面の間違い探し)として
・最近は、健康教室の教材として使用

こうして、医院様の待合室で、院長先生を待っている間に、
受付スタッフが「今月号です!ぜひお読みになられて下さいね」
「有難う、毎月楽しみだよ」と患者様。
このような場面を目の当たりし、嬉しい限りです。
他にも「当院では、このように活用している」という事例がありましたら
ご紹介していただければ幸いですし、勿論御礼させて頂きたいと思いますので、
情報提供のほど、宜しくお願い致します。

少し、ケア用品販売に関して書かせて頂きますが…
ケア用品の販売月額の約20万円(ユニット5台モデルの平均)は、医業収入に占める割合は、
あまり大きくないのですが、医院の永続的な成長発展には、とても重要な数値です。
なぜならば、ケア用品の販売額は、患者様の健康価値観を高めた証に他ならないからです。
ご自身の口腔衛生状態を良くするために、適したケア用品を処方してもらい、
それを購入し、使用し、衛生環境が良くなる。
口腔内環境が良くなり、それを継続しようと定期検診を受診するようになり、
お口の健康、更なるQOLの向上にと自由診療を選ぶようになられます。

なので、順番から言うと…
①ケア用品販売額の向上
②定期検診受診者増に伴うレセプト件数増
③②に伴い、保険点数増加
④それから、自由診療及び紹介患者数の増加
となります。

先月に引き続き、まとまりの無い投稿になってしまいましたが、日々言い続けている事ですが…
歯科経営を良くするには、業績を良くすること
業績を良くするには、医院活性化、患者満足度、健康価値観を向上させること
医院活性化は、スタッフのモチベーションマネジメント
患者様の健康価値観向上は、来院者のモチベーションマネジメント
院長先生(経営者)のお仕事は、スタッフ及びご自身のモチベーションマネジメントですね…

雨が降り続く中、北九州小倉へ移動、クライアント様近くのコメダ珈琲店にて…
今回のメルマガ原稿執筆は、コメダに始まり、コメダにて締めました(笑)。

求人・採用

油断していました!昨日、弊社スタッフから「メルマガ原稿」の依頼がありました。
通常メルマガの原稿は、月初めには書き上げているのですが、
今回は、弊社ニュースレター「マクロン通信」の挨拶文を書き上げておりましたので、
勘違いして(今月はもう既に書き終えた…)冒頭の発言となります(笑)。

 出張先の宿舎にて書き始めました。
今回のテーマは「求人・採用」
先日、久しぶりにセミナー(人材採用の仕組みを強化する)にてお話しさせて頂きました。
私は、トップバッターとして「歯科衛生士採用の成功事例と採用前の強化ポイント」を
お伝えさせて頂きました。

第二部の城井美礼(キャリアコンサルタント:ヒトト代表)のお話は、
「履歴書を見るポイントと面接時のポイント」でした。
とても勉強になりましたので、一部だけご紹介しますと…
面接は「お互いの答え合わせの場」という事です。

履歴書に記入されていることが本当かどうか?
これは、当たり前ですが、実際に会って話してみないとわかりません。
これは、私の仕事でも言える事ですし、貴医院に来院される患者さんも同様です。
情報化社会の中で、最初にホームページを拝見され、来院される方が増えている最近です。
ホームページに記載されていることを確認(答え合わせ)されているのです。
 ということは、ホームページの内容と改めて「初診時カウンセリング」の出来、
スタッフの接遇、医院の環境レベルの向上が重要だと思いました。
初診時カウンセリングのレベル、これを高め続けなければいけません。

 そういえば、先日私のプライベートの研修会を受講された先生から、
「信頼がうまれる患者対応の技術(クインテッセンス出版)」という書籍のご紹介を頂きました。
この書籍に書かれている内容が、私達がお伝えしていることにそっくりだという事でしたので、
早速購入し拝読致しました。
有名な糖尿病内科のN先生が、監修された書籍だったのですが、とても勉強になりました。
ぜひご購入され、初診時のカウンセラー及び診療スタッフの皆様に読んで頂き、
医療面接の実践事例を参考に取り組んで頂くことを強くお勧めします。

 話を戻します!
本日のテーマは「求人・採用」でした(苦笑)
ということで…

まず求人は、やはりターゲット選定が重要だということです。
無闇やたらに来た人を面接するのでなく、あらかじめ求める人材像を明確にしておくということです。
新卒もしくは中途、中途であれば正社員、パート、年齢層、どのような仕事を期待するか?

 例えば…
【求人募集(目標)】
・午前勤務のパート1名を3ヶ月以内に採用すること

【目的】
・現スタッフが、有給休暇を取得しやすくするため

【求める人材像】
・経験は5年以上、年齢30
・午前10時から午後3時の間にて、4時間勤務可能な方
・主な期待する業務は、バックヤード、診療補助、口腔衛生指導、
歯周治療(軽度)、予防管理(定期検診)
・志望動機に、歯科の仕事が好き、もしくは自医院のどこに興味を持ったのか、
自分がどのような仕事をしたいかが記入してある

上記の条件で求人し、履歴書が届き内容確認し、面接の判断を行う。
 書類選考をクリアし、次は面接の場(答え合わせの場面)です。

【質問】
Q1.歯科の仕事のどんな所が好きですか?やりがいを感じますか?
Q2.当院のどんな所に興味を持たれましたか?(書いてあれば深掘り)
Q3.当院で、どのように自分のキャリアを活かしたいですか?
Q4.上記の業務にて、不安な点はありますか?
Q5.家庭との両立で、考慮すべき点はありますか?
等々…
面接時、事前に1時間の医院見学の時間を設ける
※その場合、チーフ(主任)もしくは診療スタッフが、必ずご案内する

【医院見学】
・診療室(動線確認、設備)、カウンセリングコーナー、バックヤード、
医局、院長室(片付いていれば…笑)、駐車スペース、それから診療風景等…
※面接も先生が自信無ければ、一番信頼できるスタッフと一緒に(同席して)行われた方が良いと思います。

これは、ナインデザインの飯田社長から学んだことなのですが、
相手のことを根掘り葉掘り聴くよりも、まずは自己開示した方が良いとの事ですので、
まずは応募の感謝の意を伝えられた後は、自己紹介、医院紹介からが良いかと思います。

このように書いていきますと、予防管理型システム、口腔機能管理システム構築に続き、
採用面接のシステム構築(マニュアル)が出来そうだと思ってきました。
近いうちに、先ほどご紹介した城井美礼、
またパワーパートナーであり人財育成コンサルタントの徳永恵美子と共に、
「歯科スタッフ採用面接システム」を構築しようという次の仕事のアイディアが湧いてきました。
有難う御座います!

【システムアイディア】
・求める人材像を明確にする
・求人票を作成し、各媒体へ
・求人開始
・応募(履歴書送付、医院見学希望)
・書類選考もしくは医院見学(面接)対応
・書類選考のポイント
・医院見学時対応のシミュレーション
・面接時の質問項目(ヒアリングシート)作成
・面接時の流れ
・アプローチ(感謝の意を伝える)
・自己紹介、医院紹介
・質疑応答(答え合わせの場)
・今後の展開をお伝えする(クロージング)
・採用基準の明確化

面接採用システム構築ご希望の先生は、私宛にお気軽にメッセンジャー、
メール(macron_9001@yahoo.co.jp)もしくは、直接お電話等にてご連絡ください。
進捗状況など、またこのメルマガにてご案内致します。

 今回は、徒然なるままに書いてみました。まとまりがなく申し訳ございませんでした。
次回以降、お楽しみに…

 

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